Guia para Restaurantes e Cafeterias

Para restaurantes, bistrôs e cafés movimentados, a agilidade na comunicação com os clientes determina a rotatividade das mesas. Os clientes perguntam diariamente sobre opções vegetarianas, horários de funcionamento e código de vestimenta, ou tentam reservar uma mesa.

Com o Waslo, você pode conectar seu número do WhatsApp a um agente de IA que gerencia as consultas dos clientes 24 horas por dia, 7 dias por semana. Este guia prático mostra como conectar o WhatsApp, compartilhar cardápios, reservar mesas e notificar a equipe instantaneamente quando reservas de grupos grandes ou eventos fechados exigirem atenção humana.

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O Que Você Vai Construir#

1. Cobertura Multicanal: Um cérebro de IA que gerencia as mensagens recebidas no WhatsApp, Instagram, Telegram e e-mail do Outlook.
2. Respostas Instantâneas sobre o Cardápio: O agente responde a dúvidas sobre o cardápio, restrições alimentares e horários de funcionamento imediatamente.
3. Cardápio no Catálogo: O agente envia fotos dos pratos com os preços e o seu cardápio em PDF direto no chat, e compartilha links clicáveis para mapas de localização a partir da Base de Conhecimento.
4. Reserva de Mesas via Calendário: O agente consulta os horários realmente livres no seu Google Agenda ou Cal.com, os oferece no chat e reserva o que o cliente escolher.
5. Alertas para a Equipe: O agente classifica automaticamente reservas de grupos grandes ou eventos como HOT e alerta a equipe de recepção por e-mail, WhatsApp ou Telegram.

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Passo 1 — Conectar o WhatsApp#

Primeiro, estabeleceremos o canal principal por onde a maioria dos seus clientes entrará em contato. O Waslo utiliza um método de vinculação rápida por QR code que espelha o WhatsApp Web.

1. Acesse o Dashboard → Integrations → WhatsApp no Waslo.
2. Clique em Connect WhatsApp para exibir o QR code.
3. Abra o WhatsApp no seu celular, vá em Settings → Linked Devices → Link a Device e escaneie o QR code.
4. Aguarde alguns segundos para que o status mude para Connected.

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Passo 2 — Adicionar Mais Canais (Opcional)#

Você pode expandir o alcance da sua empresa conectando outros canais de mensagens populares em uma única caixa de entrada.

1. Acesse Dashboard → Integrations.
2. Role até o Channels Marketplace e escolha as plataformas desejadas (ex: Instagram DM, Telegram ou e-mail do Outlook).
3. Siga as instruções simples do Meta OAuth ou do token do bot para conectar cada canal.
4. Todas as mensagens serão direcionadas para a mesma caixa de entrada unificada do Waslo e compartilharão a mesma Base de conhecimento.

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Passo 3 — Criar a Base de Conhecimento#

Seu agente de IA responde a perguntas sobre cardápio, restrições e localização usando os documentos que você envia. A Base de conhecimento é texto que o agente lê: ela não consegue enviar um arquivo da base, mas links escritos nela (um mapa, uma página de reservas) são compartilhados como links. Para que o agente envie fotos dos pratos com os preços e o seu cardápio em PDF na conversa, adicione-os ao seu Catálogo de Produtos (Dashboard → Catalog, em todos os planos; você também pode conectar uma loja: Shopify, Salla, Zid ou ikas). O preço do catálogo prevalece sobre a Base de conhecimento quando um prato está nos dois. Mantenha horários, endereço, código de vestimenta, estacionamento e políticas alimentares na Base de conhecimento. O agente também entende fotos e mensagens de voz enviadas pelos clientes (WhatsApp, Telegram, Instagram, Messenger).

Para configurar a Base de conhecimento do seu restaurante:

1. Crie um documento estruturado (PDF, TXT ou DOCX) contendo horários de funcionamento, o seu endereço, restrições alimentares (vegano, sem glúten), código de vestimenta, estacionamento e um link do Google Maps. Coloque seus pratos com preços e fotos, e o cardápio em PDF, no Catálogo, para que o agente possa enviá-los.
2. Acesse Dashboard → Knowledge Base.
3. Envie o documento e clique em Save.
4. Para tornar o cardápio em PDF enviável, abra um produto em Dashboard → Catalog (por exemplo, um item "Cardápio") e anexe o arquivo no campo PDF brochure; o agente o envia quando um cliente pede o cardápio.

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Passo 4 — Ajustar a Personalidade do Agente#

Configure as instruções do agente de IA para agir como um recepcionista de restaurante profissional.

Limite de Honestidade e Capacidade: O agente de IA responde a dúvidas gerais e reserva mesas. Ele nunca deve registrar pedidos de pratos, processar pagamentos ou garantir disponibilidade de mesas em tempo real fora do calendário. Sempre direcione o cliente para os funcionários para pagamentos e reservas manuais.

1. Acesse Dashboard → AI Agent → AI Personality.
2. Selecione o modelo Restaurant.
3. Defina seu System Prompt (Prompt do sistema) com limites de atendimento claros. O modelo contém lacunas [ENTRE COLCHETES] (nome do negócio, horários e assim por diante): substitua todas pelos seus próprios dados, pois o painel não salva um prompt com lacunas sem preencher.

System Prompt (Prompt do sistema) recomendado:

You are Jordan, a professional AI Host for Bistro 21. Your goal is to welcome guests, answer menu and reservation inquiries using the Knowledge Base, and guide them to book a table.

Guidelines:

1. Answer administrative questions (menu highlights, dietary options, parking, dress code) using the Knowledge Base.
2. When guests ask for the menu or a dish, send the photo and price from the catalog (or the PDF menu).
3. You cannot process food orders or payments. Always route the conversation to staff.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

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Passo 5 — Conectar o Calendário#

Vincule seu sistema de agendamento para que o próprio agente de IA possa reservar mesas.

1. Acesse Dashboard → Integrations → Calendar.
2. Abra o cartão Google Calendar e clique em Connect Google, ou abra a aba Cal.com. O Google Calendar e o Cal.com estão incluídos em todos os planos. Se os dois estiverem conectados, o Google Calendar é usado. No pré-pago, as respostas de texto custam 2 créditos em vez de 1 enquanto houver uma agenda ativa.
3. Só isso: não é preciso colocar nenhum link de agendamento no prompt. O próprio agente consulta os horários realmente livres, os oferece no chat, reserva o horário quando o cliente confirma e também pode listar ou cancelar as próximas reservas do cliente.

Para agendamentos no Google Calendar que o cliente faz conversando pelo WhatsApp, o Waslo envia um lembrete 24 horas antes no idioma do seu negócio — de um número Waslo QR, ou de um número oficial depois que o modelo Lembretes de agendamento dele for aprovado. Agendamentos do Cal.com não recebem lembrete.

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Passo 6 — Classificar e Transferir Clientes#

Classifique clientes normais de reservas para grandes grupos ou eventos.

1. Acesse Dashboard → AI Agent → Classification.
2. Selecione o ajuste predefinido Booking Intent ou defina suas próprias regras:
   • HOT: O cliente quer reservar para um grupo grande (8+ pessoas), evento fechado ou tem dúvidas sobre buffet de festas.
   • WARM: O cliente está fazendo perguntas gerais sobre pratos vegetarianos, localização ou vestimenta.
   • COLD: Saudações casuais ou spam.
   • Os nomes das etapas são seus: em qualquer plano você pode renomear as etapas com suas próprias palavras (2 a 5 etapas, a primeira é a mais quente), por exemplo "Pronto para reservar / Perguntando / Cumprimentando". Os alertas disparam para a etapa mais quente.

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Passo 7 — Configurar Notificações para a Equipe#

Garanta que sua equipe seja notificada no instante em que um cliente for classificado como HOT ou solicitar falar com um atendente humano.

1. Acesse Dashboard → Settings → Notifications.
2. O Waslo suporta três destinos de notificação: Email, WhatsApp e Telegram.
3. Selecione a aba de sua preferência (Email, WhatsApp ou Telegram) e configure os detalhes do destinatário.

Os alertas por WhatsApp precisam de um número Waslo QR conectado, ou de um número oficial do WhatsApp cujo modelo de alerta pronto esteja aprovado; Email e Telegram funcionam sem isso. 4. Salve as alterações para começar a receber alertas em tempo real quando um cliente estiver pronto para o atendimento humano.

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O Resultado — Uma Jornada de Cliente Perfeita#

Depois de configurada, a interação com o cliente é totalmente automatizada e altamente profissional. Aqui está uma prévia da jornada do cliente:

Cliente: Olá, vocês têm opções vegetarianas? E eu posso ver o cardápio?

AI Agent (Jordan): Olá. Sim, oferecemos várias opções vegetarianas deliciosas, incluindo nosso Nhoque de Trufa e Abóbora Assada. (envia fotos dos pratos e o cardápio em PDF do seu Catálogo) Gostaria de reservar uma mesa?

Cliente: Legal! Quero reservar uma mesa para 8 pessoas nesta sexta às 19h. Vocês têm área reservada?

AI Agent (Jordan): Excelente! Para grupos de 8 ou mais pessoas, recomendamos reservar nosso espaço privado. Tenho sexta-feira às 19h00 ou às 19h30. Qual prefere?

Cliente: 19h00, por favor.

AI Agent (Jordan): Reservado: sexta-feira às 19h00 para o seu grupo de 8 pessoas. Nosso coordenador entrará em contato para confirmar os detalhes.

O Que Acontece nos Bastidores:#

1. Resposta Administrativa: O cliente recebe detalhes instantâneos sobre pratos vegetarianos e cardápios.
2. Arquivos Enviados: O agente envia fotos dos pratos e o cardápio em PDF do seu Catálogo diretamente no chat.
3. Reserva Concluída: O agente oferece horários realmente livres e reserva o que o cliente escolher.
4. Equipe Alertada: O Waslo classifica o cliente como HOT e alerta a equipe de recepção por e-mail, WhatsApp ou Telegram:
   • "Alerta de Cliente HOT: Jane Doe (+123456789) quer reservar para grupo grande. Clientes: 8. Data: sexta 19h. Mesa reservada."

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Lista de Controle do Guia#

Pronto para implantar? Certifique-se de ter concluído cada uma destas etapas de configuração:

• Integrações: O WhatsApp está ativo e mostrando o status verde Connected.
• Base de Conhecimento: Documentos enviados contendo destaques do menu, opções de pratos, horários e um link de mapa.
• Instruções de IA: Configuração do prompt usando o modelo Restaurant e mantendo as instruções administrativas.
• Catálogo: Pratos adicionados com preço e foto, e o cardápio em PDF, para que o agente possa enviá-los.
• Calendário: Google Calendar ou Cal.com conectado: não é preciso colocar link no prompt.
• Classificação: Ajuste predefinido Booking Intent ativado.
• Notificações: Alertas por e-mail, WhatsApp ou Telegram ativados para leads HOT.