Guia para Hotéis e Hospedagem

Para hotéis, resorts e aluguéis de temporada modernos, oferecer uma experiência perfeita ao hóspede começa no primeiro contato. Os hóspedes exigem respostas imediatas sobre tarifas de quartos, horários da piscina, políticas de checkout e detalhes do estacionamento.

Com o Waslo, você pode conectar seu número do WhatsApp a um agente de IA que gerencia as dúvidas dos hóspedes 24 horas por dia, 7 dias por semana. Este guia prático mostra como conectar o WhatsApp, compartilhar tours virtuais, agendar retornos de chamada para eventos/casamentos e notificar a equipe instantaneamente quando estadias longas ou reservas de grupos exigirem um acompanhamento humano pessoal.

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O Que Você Vai Construir#

1. Cobertura Multicanal: Um cérebro de IA que gerencia as mensagens recebidas no WhatsApp, Instagram, Telegram e e-mail do Outlook.
2. Respostas Instantâneas a Dúvidas Comuns: O agente responde a perguntas sobre quartos, tarifas e políticas imediatamente a partir da sua Base de conhecimento personalizada.
3. Quartos no Catálogo: O agente envia fotos dos quartos com a tarifa e folhetos em PDF direto no chat, e compartilha links clicáveis para tours virtuais ou portais de reserva a partir da Base de Conhecimento.
4. Integração com Calendário: Assim que o lead é qualificado, o agente oferece horários realmente livres para retornos de chamada ou visitas ao local no Google Agenda ou Cal.com e agenda o que o hóspede escolher.
5. Notificações para a Equipe: O agente classifica automaticamente leads de alto valor como HOT e alerta a equipe por e-mail, WhatsApp ou Telegram.

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Passo 1 — Conectar o WhatsApp#

Primeiro, estabeleceremos o canal principal por onde a maioria dos seus clientes entrará em contato. O Waslo utiliza um método de vinculação rápida por QR code que espelha o WhatsApp Web.

1. Acesse o Dashboard → Integrations → WhatsApp no Waslo.
2. Clique em Connect WhatsApp para exibir o QR code.
3. Abra o WhatsApp no seu celular, vá em Settings → Linked Devices → Link a Device e escaneie o QR code.
4. Aguarde alguns segundos para que o status mude para Connected.

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Passo 2 — Adicionar Mais Canais (Opcional)#

Você pode expandir o alcance da sua empresa conectando outros canais de mensagens populares em uma única caixa de entrada.

1. Acesse Dashboard → Integrations.
2. Role até o Channels Marketplace e escolha as plataformas desejadas (ex: Instagram DM, Telegram ou e-mail do Outlook).
3. Siga as instruções simples do Meta OAuth ou do token do bot para conectar cada canal.
4. Todas as mensagens serão direcionadas para a mesma caixa de entrada unificada do Waslo e compartilharão a mesma Base de conhecimento.

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Passo 3 — Criar a Base de Conhecimento#

Seu agente de IA responde a perguntas sobre quartos, tarifas e políticas usando os documentos que você envia. A Base de conhecimento é texto que o agente lê: ela não consegue enviar um arquivo da base, mas links escritos nela (tours virtuais, um portal de reservas) são compartilhados como links. Para que o agente envie fotos dos quartos com a tarifa e folhetos em PDF na conversa, adicione-os ao seu Catálogo de Produtos (Dashboard → Catalog, em todos os planos; você também pode conectar uma loja: Shopify, Salla, Zid ou ikas). O preço do catálogo prevalece sobre a Base de conhecimento quando um quarto está nos dois. Mantenha políticas, horários e comodidades na Base de conhecimento. O agente também entende fotos e mensagens de voz enviadas pelos clientes (WhatsApp, Telegram, Instagram, Messenger).

Para configurar a Base de conhecimento do seu hotel:

1. Crie um documento estruturado (PDF, TXT ou DOCX) contendo os detalhes do seu hotel: horários de funcionamento, políticas de check-in/out, horários da piscina/academia, estacionamento e links para tours virtuais. Coloque seus quartos com tarifas e fotos, e quaisquer folhetos em PDF, no Catálogo, para que o agente possa enviá-los.
2. Acesse Dashboard → Knowledge Base.
3. Envie o documento e clique em Save.

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Passo 4 — Ajustar a Personalidade do Agente#

Configure as instruções do agente de IA para agir como um assistente de hotel premium.

Limite de Honestidade e Capacidade: O agente de IA responde a dúvidas gerais sobre o hotel e agenda retornos de chamada para eventos. Ele nunca deve processar pagamentos de quartos ou confirmar a disponibilidade de quartos em tempo real além dos fatos estáticos na Base de conhecimento. Sempre direcione os hóspedes para o link oficial de reserva ou para a equipe para pagamentos e disponibilidade exata em tempo real.

1. Acesse Dashboard → AI Agent → AI Personality.
2. Comece a partir do modelo Hotel & Hospitality (ou Appointment Booking como alternativa).
3. Defina seu System Prompt (Prompt do sistema) com limites administrativos claros. O modelo contém lacunas [ENTRE COLCHETES] (nome do negócio, horários e assim por diante): substitua todas pelos seus próprios dados, pois o painel não salva um prompt com lacunas sem preencher.

System Prompt (Prompt do sistema) recomendado:

You are Jordan, a professional AI Assistant for Grand Resort. Your goal is to welcome guests, answer room and rate inquiries using the Knowledge Base, and guide them to our official booking portal.

Guidelines:

1. Answer administrative questions (room amenities, parking, check-in/out, spa hours) using the Knowledge Base.
2. When guests ask for room photos, send them from the catalog; share the exact booking URL from the Knowledge Base when they want to book.
3. You cannot process payments or check live room inventory. Always share the link or route the conversation to staff.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

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Passo 5 — Conectar o Calendário#

Vincule seu sistema de agendamento para que o próprio agente de IA possa agendar uma consulta, uma chamada ou uma visita ao local. Hospedagem é diferente: o agente coleta as datas do hóspede e passa a reserva para a sua equipe, porque ele não enxerga o seu estoque de quartos; por isso, use o calendário para consultas e chamadas, não para quartos.

1. Acesse Dashboard → Integrations → Calendar.
2. Abra o cartão Google Calendar e clique em Connect Google, ou abra a aba Cal.com. O Google Calendar e o Cal.com estão incluídos em todos os planos. Se os dois estiverem conectados, o Google Calendar é usado. No pré-pago, as respostas de texto custam 2 créditos em vez de 1 enquanto houver uma agenda ativa.
3. Só isso: não é preciso colocar nenhum link de agendamento no prompt. O próprio agente consulta os horários realmente livres, os oferece no chat (horários de consulta ou chamada, nunca de quartos), agenda o horário quando o cliente confirma e também pode listar ou cancelar os próximos agendamentos do cliente.

Para agendamentos no Google Calendar que o cliente faz conversando pelo WhatsApp, o Waslo envia um lembrete 24 horas antes no idioma do seu negócio — de um número Waslo QR, ou de um número oficial depois que o modelo Lembretes de agendamento dele for aprovado. Agendamentos do Cal.com não recebem lembrete.

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Passo 6 — Classificar e Transferir Clientes#

Classifique viajantes comuns de solicitações de grupos ou casamentos de alto valor.

1. Acesse Dashboard → AI Agent → Classification.
2. Selecione o ajuste predefinido Booking Intent ou defina suas próprias regras:
   • HOT: O hóspede quer reservar um grande evento, casamento, reserva de grupo ou tem uma dúvida urgente.
   • WARM: O hóspede está fazendo perguntas gerais sobre as comodidades do quarto ou horário da piscina.
   • COLD: Saudações casuais ou spam.
   • Os nomes das etapas são seus: em qualquer plano você pode renomear as etapas com suas próprias palavras (2 a 5 etapas, a primeira é a mais quente), por exemplo "Pronto para reservar / Consultando / Só olhando". Os alertas disparam para a etapa mais quente.

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Passo 7 — Configurar Notificações para a Equipe#

Garanta que sua equipe seja notificada no instante em que um cliente for classificado como HOT ou solicitar falar com um atendente humano.

1. Acesse Dashboard → Settings → Notifications.
2. O Waslo suporta três destinos de notificação: Email, WhatsApp e Telegram.
3. Selecione a aba de sua preferência (Email, WhatsApp ou Telegram) e configure os detalhes do destinatário.

Os alertas por WhatsApp precisam de um número Waslo QR conectado, ou de um número oficial do WhatsApp cujo modelo de alerta pronto esteja aprovado; Email e Telegram funcionam sem isso. 4. Salve as alterações para começar a receber alertas em tempo real quando um cliente estiver pronto para o atendimento humano.

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O Resultado — Uma Jornada de Cliente Perfeita#

Depois de configurada, a interação com o cliente é totalmente automatizada e altamente profissional. Aqui está uma prévia da jornada do cliente:

Hóspede: Olá, vocês têm quartos deluxe com vista para o mar? E qual é o horário de checkout?

AI Agent (Jordan): Olá. Sim, temos Quartos Deluxe com Vista para o Mar que incluem camas king-size, varanda privativa e vista completa para o oceano. Nosso horário padrão de checkout é às 11h. (envia a foto do Deluxe Vista para o Mar com a diária do seu Catálogo) Você também pode fazer o tour virtual: https://grand-resort.com/deluxe-tour.

Hóspede: Perfeito! Gostaria de reservar este quarto para o meu aniversário de casamento no próximo mês. Além disso, vocês realizam jantares privados na praia?

AI Agent (Jordan): Feliz aniversário de casamento antecipado. Sim, somos especializados em jantares privados na praia e eventos românticos. Anotei as suas datas para o quarto, e nossa equipe de reservas confirmará a estadia com você. Para planejar seu jantar na praia, posso agendar uma chamada de consulta com nossa equipe de eventos. Tenho terça-feira às 11h00 ou quarta-feira às 15h00. Qual prefere?

Hóspede: Terça-feira às 11h00.

AI Agent (Jordan): Agendado: consulta de eventos, terça-feira às 11h00. Nosso coordenador entrará em contato com você nesse horário.

O Que Acontece nos Bastidores:#

1. Resposta Administrativa: O hóspede recebe informações instantâneas e precisas sobre os recursos do quarto e os horários de checkout.
2. Foto Enviada: O agente envia a foto do quarto com a tarifa do seu Catálogo, além do link do tour virtual da Base de Conhecimento.
3. Qualificação de Eventos: O agente oferece horários realmente livres e agenda a consulta de eventos que o hóspede escolher.
4. Equipe Alertada: O Waslo classifica o hóspede como HOT e alerta a equipe de reservas por e-mail, WhatsApp ou Telegram:
   • "Alerta de Lead HOT: Jane Doe (+123456789) está pronta para reservar. Evento: Jantar de Aniversário na Praia. Consulta agendada: terça-feira às 11h00."

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Lista de Controle do Guia#

Pronto para implantar? Certifique-se de ter concluído cada uma destas etapas de configuração:

• Integrações: O WhatsApp está ativo e mostrando o status verde Connected.
• Catálogo: Quartos adicionados com tarifa e foto, para que o agente possa enviá-los.
• Base de Conhecimento: Documentos enviados contendo políticas, comodidades e links de tours virtuais.
• Instruções de IA: Configuração do prompt mantendo as instruções administrativas e evitando estritamente a cobrança de pagamentos.
• Calendário: Google Calendar ou Cal.com conectado: não é preciso colocar link no prompt.
• Classificação: Ajuste predefinido Booking Intent ativado.
• Notificações: Alertas por e-mail, WhatsApp ou Telegram ativados para leads HOT.