Guía para Restaurantes

Para los restaurantes, bistrós y cafeterías concurridos, la comunicación con los huéspedes determina la rotación de las mesas. Los clientes preguntan a diario sobre opciones vegetarianas, horarios y códigos de vestimenta, o intentan reservar una mesa.

Con Waslo, puede conectar su número de WhatsApp a un agente de IA que gestiona las consultas de los huéspedes las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esta guía le muestra cómo conectar WhatsApp, compartir menús, reservar mesas y notificar al personal al instante cuando las mesas grandes o los eventos privados requieran atención humana.

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Qué Construirá#

1. Cobertura multicanal: Un cerebro de IA que gestiona los mensajes entrantes a través de WhatsApp, Instagram, Telegram y correo Outlook.
2. Preguntas frecuentes sobre el menú instantáneas: El agente responde a las preguntas sobre el menú, las restricciones dietéticas y los horarios de apertura inmediatamente.
3. Menú en el Catálogo: El agente envía fotos de los platos con sus precios y su menú en PDF directamente en el chat, y comparte enlaces en los que se puede hacer clic a mapas de ubicación desde la Base de Conocimientos.
4. Reserva de mesas por calendario: El agente consulta los horarios realmente libres en su Google Calendar o Cal.com, los ofrece en el chat y reserva el que elija el huésped.
5. Alertas al personal: El agente clasifica automáticamente a los clientes potenciales de eventos de gran valor o grupos grandes como HOT y alerta al personal por correo electrónico, WhatsApp o Telegram.

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Paso 1 — Conectar WhatsApp#

Primero, estableceremos el canal principal a través del cual se comunicarán la mayoría de sus clientes. Waslo utiliza un método de enlace rápido por código QR que imita a WhatsApp Web.

1. Vaya a su Dashboard → Integrations → WhatsApp de Waslo.
2. Haga clic en Connect WhatsApp para mostrar el código QR.
3. Abra WhatsApp en su teléfono, vaya a Settings → Linked Devices → Link a Device y escanee el código QR.
4. Espere unos segundos a que el estado cambie a Connected.

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Paso 2 — Agregar Más Canales (Opcional)#

Puede ampliar el alcance de sus clientes conectando otros canales de mensajería populares bajo una sola bandeja de entrada.

1. Vaya a Dashboard → Integrations.
2. Desplácese hasta Channels Marketplace y elija las plataformas deseadas (por ejemplo, Instagram DM, Telegram o correo Outlook).
3. Siga las instrucciones sencillas de Meta OAuth o del token del bot para conectar cada canal.
4. Todos los mensajes se dirigirán a la misma bandeja de entrada unificada de Waslo y compartirán la misma Base de conocimientos.

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Paso 3 — Crear la Base de Conocimientos#

Su agente de IA responde a las preguntas sobre el menú, la dieta y la ubicación utilizando los documentos que usted suba. La Base de conocimientos es texto que el agente lee: no puede enviar por sí mismo un archivo de ella, pero los enlaces escritos allí (un mapa, una página de reservas) se comparten como enlaces. Para que el agente envíe fotos de platos con precio y su menú en PDF en el chat, agréguelos a su Catálogo de productos (Dashboard → Catalog, en todos los planes; también puede conectar una tienda: Shopify, Salla, Zid o ikas). El precio del catálogo prevalece sobre la Base de conocimientos cuando un plato está en ambos. Mantenga en la Base de conocimientos los horarios, la dirección, el código de vestimenta, el estacionamiento y las políticas dietéticas. El agente también entiende las fotos y notas de voz que envían los clientes (WhatsApp, Telegram, Instagram, Messenger).

Para configurar la Base de conocimientos de su restaurante:

1. Cree un documento estructurado (PDF, TXT o DOCX) que contenga horarios de apertura, su dirección, etiquetas dietéticas (vegano, sin gluten), códigos de vestimenta, estacionamiento y un enlace a Google Maps. Ponga en el Catálogo sus platos con precios y fotos, y su menú en PDF, para que el agente pueda enviarlos.
2. Vaya a Dashboard → Knowledge Base.
3. Suba su documento y haga clic en Save.
4. Para que el menú en PDF se pueda enviar, abra un producto en Dashboard → Catalog (por ejemplo, un elemento "Menú") y adjunte el archivo en su campo PDF brochure; el agente lo envía cuando un huésped pide el menú.

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Paso 4 — Ajustar la Personalidad del Agente#

Configure las instrucciones del agente de IA para que se comporte como un anfitrión de restaurante profesional.

Límite de Honestidad y Capacidad: El agente de IA responde a las consultas generales del restaurante y reserva mesas. Nunca debe procesar pedidos de comida, recibir pagos ni garantizar la disponibilidad de mesas en tiempo real más allá de las reglas estáticas del calendario. Dirija siempre al usuario al personal para pagos y reservas manuales.

1. Vaya a Dashboard → AI Agent → AI Personality.
2. Seleccione la plantilla Restaurant.
3. Configure su System Prompt (Instrucción del sistema) con límites de anfitrión claros. La plantilla contiene espacios [BRACKETED] entre corchetes (nombre del negocio, horarios, etc.): reemplace cada uno con sus propios datos, porque el panel no guarda un prompt con espacios sin completar.

System Prompt (Instrucción del sistema) recomendado:

You are Jordan, a professional AI Host for Bistro 21. Your goal is to welcome guests, answer menu and reservation inquiries using the Knowledge Base, and guide them to book a table.

Guidelines:

1. Answer administrative questions (menu highlights, dietary options, parking, dress code) using the Knowledge Base.
2. When guests ask for the menu or a dish, send the photo and price from the catalog (or the PDF menu).
3. You cannot process food orders or payments. Always route the conversation to staff.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

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Paso 5 — Conectar el Calendario#

Vincule su sistema de programación para que el agente de IA pueda reservar mesas por sí mismo.

1. Vaya a Dashboard → Integrations → Calendar.
2. Abra la tarjeta de Google Calendar y haga clic en Connect Google, o abra la pestaña Cal.com. Google Calendar y Cal.com están incluidos en todos los planes. Si ambos están conectados, se usa Google Calendar. En pago por uso, las respuestas de texto cuestan 2 créditos en lugar de 1 mientras haya un calendario activo.
3. Eso es todo: no hace falta ningún enlace de programación en su instrucción. El propio agente consulta los horarios realmente libres, los ofrece en el chat, reserva el horario cuando el huésped dice que sí y puede listar o cancelar las próximas citas de del huésped.

Para las reservas en Google Calendar que un cliente hace mientras chatea por WhatsApp, Waslo envía un recordatorio 24 horas antes en el idioma de su negocio — desde un número Waslo QR, o desde un número oficial una vez aprobada su plantilla Recordatorios de citas. Las reservas de Cal.com no reciben recordatorio.

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Paso 6 — Clasificar y Transferir Clientes#

Clasifique a los comensales estándar de los grupos grandes o las consultas de cenas privadas de alto valor.

1. Vaya a Dashboard → AI Agent → Classification.
2. Seleccione el ajuste preestablecido Booking Intent o defina sus propias reglas:
   • HOT: El comensal desea reservar para un grupo grande (más de 8 personas), un evento de cena privada o tiene una consulta urgente de catering.
   • WARM: El comensal realiza preguntas generales sobre platos vegetarianos, ubicación o código de vestimenta.
   • COLD: Saludos casuales o spam.
   • Los nombres de las etapas son suyos: en cualquier plan puede renombrarlas con sus propias palabras (de 2 a 5 etapas, la primera es la más caliente), por ejemplo "Listo para reservar / Consulta / Saludo". Las alertas se activan para la etapa más caliente.

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Paso 7 — Configurar las Notificaciones para el Personal#

Asegúrese de que su personal reciba una notificación en el instante en que un cliente sea clasificado como HOT o solicite hablar con un humano.

1. Vaya a Dashboard → Settings → Notifications.
2. Waslo admite tres destinos de notificación: Email, WhatsApp y Telegram.
3. Seleccione su pestaña preferida (Email, WhatsApp o Telegram) y configure los detalles del destinatario.

Las alertas por WhatsApp requieren un número Waslo QR conectado, o un número oficial de WhatsApp cuya plantilla de alerta lista esté aprobada; Email y Telegram funcionan sin eso. 4. Guarde los cambios para comenzar a recibir alertas en tiempo real cuando un cliente esté listo para la transferencia humana.

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El Resultado — Un Viaje del Cliente sin Interrupciones#

Una vez configurada, la interacción con el cliente está totalmente automatizada y es sumamente profesional. He aquí una vista previa del viaje del cliente:

Huésped: Hola, ¿tienen opciones vegetarianas? ¿Y puedo ver el menú?

AI Agent (Jordan): Hola. Sí, ofrecemos varias opciones vegetarianas deliciosas, como nuestra calabaza asada y gnocchi de trufa. (envía fotos de los platos y el menú en PDF desde su Catálogo) ¿Le gustaría reservar una mesa?

Huésped: ¡Genial! Quiero reservar una mesa para 8 personas este viernes a las 7 PM. ¿Tienen un salón privado?

AI Agent (Jordan): Suena como una reunión maravillosa. Para grupos de 8 o más personas, recomendamos reservar nuestro salón privado. Tengo el viernes a las 19:00 o a las 19:30, ¿cuál le conviene?

Huésped: A las 19:00, por favor.

AI Agent (Jordan): Reservado: viernes a las 19:00 para su grupo de 8 personas. Nuestro coordinador confirmará y analizará los menús establecidos.

Qué Ocurre Detrás de Escena:#

1. Respuesta administrativa: El huésped recibe detalles instantáneos sobre opciones vegetarianas y menús.
2. Archivos enviados: El agente envía fotos de los platos y el menú en PDF desde su Catálogo directamente en el chat.
3. Mesa reservada: El agente ofrece horarios libres reales y reserva el que elija el huésped.
4. Personal alertado: Waslo clasifica al huésped como HOT y alerta al equipo de anfitriones por correo electrónico, WhatsApp o Telegram:
   • "Alerta de cliente HOT: Jane Doe (+123456789) desea reservar para un grupo grande. Huéspedes: 8. Fecha: viernes 7 PM. Mesa reservada."

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Lista de Control de la Guía#

¿Listo para implementar? Asegúrese de haber completado cada uno de estos pasos de configuración:

• Integraciones: WhatsApp está activo y muestra un estado verde Connected.
• Base de conocimientos: Documentos subidos que contienen aspectos destacados del menú, opciones dietéticas, horarios y un enlace al mapa.
• Instrucciones de IA: Configuración de la instrucción del sistema utilizando la plantilla Restaurant y manteniendo las instrucciones en el ámbito administrativo.
• Catálogo: Platos agregados con precio y foto, y menú en PDF, para que el agente pueda enviarlos.
• Calendario: Google Calendar o Cal.com conectado: no hace falta ningún enlace en la instrucción.
• Clasificación: Ajuste preestablecido Booking Intent habilitado.
• Notificaciones: Alertas de correo electrónico, WhatsApp o Telegram habilitadas para clientes HOT.