Guía de Configuración para Clínicas

Para las clínicas médicas modernas, consultorios dentales y centros de bienestar, gestionar las consultas de los pacientes de manera eficiente es fundamental. Los pacientes esperan respuestas rápidas sobre los horarios de atención, los costos de los tratamientos, la disponibilidad de los médicos y los seguros aceptados.

Con Waslo, puede conectar su número de WhatsApp (y otros canales de comunicación) a un agente de IA dedicado que responde a las preguntas de los pacientes las 24 horas, los 7 días de la semana. Esta guía paso a paso le muestra cómo configurar un sistema automatizado completo para su clínica que responde consultas de pacientes, comparte enlaces informativos, programa citas y notifica al personal de la clínica de inmediato sobre intenciones de reserva o consultas urgentes.

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Qué Construirá

Al seguir esta guía, desplegará un asistente de IA unificado para su clínica en todos sus canales de comunicación:

1. Cobertura Multicanal: Un único cerebro de IA que gestiona los mensajes entrantes en WhatsApp, Instagram, Telegram y correo electrónico.
2. Respuestas Instantáneas a Preguntas Frecuentes: El agente responde a las preguntas de los pacientes al instante utilizando la Base de Conocimientos personalizada de su clínica.
3. Uso Honesto de Capacidades: El agente lee los servicios médicos, horarios, ubicaciones y precios de sus documentos cargados y comparte enlaces directos en los que se puede hacer clic para ver una lista de precios en PDF, un formulario de admisión o un mapa de ubicación.
4. Integración con el Calendario: El agente comparte su enlace de programación de calendario (Google Calendar o Cal.com), lo que permite a los pacientes reservar una cita durante los horarios disponibles.
5. Notificaciones y Transferencia al Personal: El agente clasifica automáticamente a los pacientes que desean reservar como HOT (Urgente) y notifica al personal de su clínica de inmediato a través de Correo Electrónico, WhatsApp o Telegram.
6. Recordatorios de Citas: Waslo envía automáticamente un recordatorio amigable al paciente 24 horas antes de su cita programada.

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Paso 1 — Conectar WhatsApp

Primero, estableceremos el canal principal por el cual la mayoría de sus pacientes se comunicarán. Waslo utiliza un método de enlace rápido por código QR que refleja el funcionamiento de WhatsApp Web.

1. Vaya a su panel de Waslo en Dashboard → Integrations → WhatsApp.
2. Haga clic en Connect WhatsApp para mostrar el código QR.
3. Abra WhatsApp en su teléfono, vaya a Settings → Linked Devices → Link a Device y escanee el código QR que se muestra en la pantalla.
4. Espere unos segundos a que el estado cambie a Connected.

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Paso 2 — Agregar Más Canales (Opcional)

Puede expandir el alcance de su clínica a los pacientes conectando otros canales de mensajería populares bajo una sola bandeja de entrada unificada.

1. Vaya a Dashboard → Integrations.
2. Desplácese hasta el Channels Marketplace y elija las plataformas que desee (por ejemplo, Instagram DM, Telegram o Correo Electrónico).
3. Siga las sencillas instrucciones de Meta OAuth o del token del bot para conectar cada canal.
4. Todos los mensajes se dirigirán a la misma bandeja de entrada unificada de Waslo y compartirán la misma Base de Conocimientos.

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Paso 3 — Crear la Base de Conocimientos

Su agente de IA responde a las preguntas de los pacientes basándose en los documentos personalizados que cargue. Dado que la Base de Conocimientos de Waslo está basada en texto, el agente no envía imágenes ni archivos PDF directamente en el chat. En su lugar, comparte enlaces de alta calidad en los que se puede hacer clic para ver su lista de precios, formulario de admisión o mapa de ubicación.

Para configurar la Base de Conocimientos de su clínica:

1. Cree un documento estructurado (PDF, TXT o DOCX) que contenga los detalles de su clínica:
   • Información General: Horarios de atención, dirección, indicaciones de cómo llegar, proveedores de seguros aceptados.
   • Servicios y Tratamientos: Limpiezas dentales, consultas médicas, fisioterapia, tratamientos de la piel, etc.
   • Perfiles de Médicos: Nombres de los médicos, especialidades y disponibilidad general.
   • Enlaces: Un enlace directo a una carpeta de Google Drive o URL de sitio web que contenga su lista de precios completa en PDF, formulario de admisión de pacientes o ubicación en Google Maps.
2. Vaya a Dashboard → Knowledge Base.
3. Arrastre y suelte su documento en la zona de carga y haga clic en Save.

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Paso 4 — Ajustar la Personalidad del Agente

Ahora, configure la personalidad del agente de IA y sus instrucciones para que actúe como un recepcionista experto de la clínica.

Límite de Capacidad Médica: El agente de IA está diseñado para realizar tareas administrativas como responder preguntas frecuentes de la clínica y programar citas. Nunca debe proporcionar diagnósticos médicos, evaluar síntomas ni recomendar tratamientos. Dirija siempre a los pacientes al personal de la clínica o a los servicios de emergencia para recibir asesoramiento médico.

1. Vaya a Dashboard → AI Agent → AI Personality.
2. Seleccione la plantilla Clinic / Medical.
3. Personalice su System Prompt (Instrucciones del Sistema) con indicaciones administrativas claras.

Instrucciones del Sistema Recomendadas (System Prompt):

You are Jordan, a professional AI Receptionist for HealthCare Medical Center. Your goal is to welcome patients, answer general inquiries using the Knowledge Base, and guide them to book an appointment.

Guidelines:
1. You answer administrative questions (services, hours, doctors, insurance, address) using the Knowledge Base.
2. Always share the exact clickable links from the Knowledge Base when patients ask for the price list, intake form, or location map.
3. You are NOT a doctor. You must never provide medical diagnoses, treatment advice, or symptom assessments. If a patient asks a medical question, politely explain that you are an administrative assistant and recommend scheduling a visit or consulting our medical team.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

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Paso 5 — Conectar el Calendario

Integre su sistema de programación para que el agente de IA pueda compartir un enlace de reserva cuando un paciente esté listo para programar una cita.

1. Vaya a Dashboard → Integrations → Calendar.
2. Conecte su Google Calendar o agregue su URL de programación de Cal.com o Calendly.
3. En las instrucciones de su agente de IA, autorice al agente a compartir este enlace de programación:
   • "When the patient expresses a desire to book an appointment or schedule a consultation, provide this scheduling link: https://cal.com/healthcare-clinic/booking"
4. Waslo supervisará automáticamente sus reservas y enviará un recordatorio amigable de 24 horas antes de la cita al paciente antes de su visita.

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Paso 6 — Clasificar y Transferir Pacientes

El sistema de clasificación automática de Waslo separa las preguntas administrativas de los pacientes que están listos para reservar o que tienen consultas urgentes, dirigiéndolos directamente a su personal de recepción.

1. Vaya a Dashboard → AI Agent → Classification.
2. Seleccione el ajuste preestablecido Booking Intent (Intención de Reserva) o Support Priority (Prioridad de Soporte), o defina sus propias reglas:
   • HOT: El paciente desea reservar una cita de inmediato, tiene una pregunta sobre una reserva o tiene una consulta administrativa urgente.
   • WARM: El paciente realiza preguntas generales sobre servicios, médicos o precios.
   • COLD: Saludos informales o spam.

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Paso 7 — Configurar las Notificaciones para el Personal

Asegúrese de que el personal de su clínica reciba una notificación en el instante en que un paciente sea clasificado como HOT o solicite hablar con una persona real.

1. Vaya a Dashboard → Settings → Notifications.
2. Waslo admite tres destinos de notificación: Email (Correo Electrónico), WhatsApp y Telegram.
3. Seleccione su pestaña preferida (Email, WhatsApp o Telegram) y configure los detalles del destinatario.
4. Guarde los cambios para comenzar a recibir notificaciones automáticas inmediatas cuando un paciente esté listo para la transferencia humana.

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El Resultado — Un Viaje del Paciente sin Interrupciones

Una vez configurado, la interacción con el paciente está completamente automatizada y es muy profesional. A continuación, se muestra una vista previa del viaje del paciente:

Paciente: Hola, ¿tienen cardiólogos en su clínica?

Jordan (Agente de IA): Hola. Sí, contamos con dos cardiólogos: la Dra. Sarah Jenkins y el Dr. David Miller. La Dra. Jenkins está disponible los lunes y miércoles, y el Dr. Miller está disponible los martes y jueves. ¿Le gustaría programar una consulta?

Paciente: Sí, por favor. ¿Cuánto cuesta la consulta? ¿Y aceptan el seguro Aetna?

Jordan (Agente de IA): La consulta de cardiología cuesta $150. Sí, aceptamos el seguro Aetna junto con varios otros proveedores principales. Puede consultar nuestra lista de precios completa y los detalles de los seguros aceptados aquí: https://healthcare-clinic.com/pricing-pdf.

Paciente: Excelente, me gustaría reservar una cita con la Dra. Jenkins para el próximo lunes.

Jordan (Agente de IA): Excelente. Puede seleccionar su horario de preferencia y reservar su cita directamente con la Dra. Jenkins utilizando este enlace de calendario: https://cal.com/healthcare-clinic/booking. Una vez reservada, le enviaremos una confirmación.

Qué Ocurre Detrás de Escena:

1. Respuesta Administrativa: El paciente recibe información instantánea y precisa sobre los médicos, tarifas y seguros de la clínica.
2. Enlace Compartido: El paciente recibe un enlace directo para revisar los detalles de precios.
3. Acción de Calendario: Se guía al paciente para que elija un horario a través de Cal.com.
4. Alerta al Personal: Waslo clasifica al paciente como HOT, pausa al agente de IA para esta conversación y envía una alerta inmediata a su personal de recepción por Correo Electrónico, WhatsApp o Telegram:
   • "Alerta de Paciente HOT: Jane Doe (+123456789) está lista para reservar. Médico: Dra. Jenkins, Especialidad: Cardiología, Seguro: Aetna. Enlace de calendario compartido."
5. Recordatorio de Pre-visita: 24 horas antes de la cita, Waslo envía automáticamente un mensaje de texto al paciente confirmando la hora y ubicación de su cita.

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Lista de Control de la Guía

¿Listo para desplegar? Asegúrese de haber completado cada uno de estos pasos de configuración:

• Integraciones: WhatsApp está activo y muestra el estado verde Connected.
• Base de Conocimientos: Documentos cargados con horarios de atención, servicios, médicos, seguros y enlaces directos a mapas/documentos.
• Instrucciones de IA: Plantilla Clinic / Medical configurada, manteniendo las instrucciones a nivel administrativo y evitando estrictamente consejos o diagnósticos médicos.
• Calendario: Enlace de programación conectado y verificado que el agente de IA está autorizado a compartirlo.
• Clasificación: Ajuste preestablecido Booking Intent habilitado.
• Notificaciones: Alertas de Email, WhatsApp o Telegram habilitadas para prospectos HOT en Settings → Notifications.