Guía para Salones de Belleza y Spas

Para los salones de belleza de alta gama, las barberías y los spas de día de lujo, la retención de clientes se basa en una programación fluida. Los clientes preguntan a diario sobre tratamientos capilares, precios, disponibilidad de estilistas o intentan programar citas.

Con Waslo, puede conectar su número de WhatsApp a un agente de IA que gestiona las consultas del salón las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esta guía le orienta en la configuración de un agente de IA que responde a las preguntas frecuentes, reserva citas con estilistas y notifica al personal al instante sobre reservas de paquetes de alto valor o consultas de bodas.

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Qué Construirá#

1. Cobertura multicanal: Un cerebro de IA que gestiona los mensajes entrantes a través de WhatsApp, Instagram, Telegram y correo Outlook.
2. Preguntas frecuentes sobre servicios instantáneas: El agente responde a las preguntas sobre tratamientos, precios, biografías de estilistas y horarios de forma inmediata.
3. Servicios en el Catálogo: El agente envía fotos de los servicios con sus precios y su lista de precios en PDF directamente en el chat, y comparte enlaces en los que se puede hacer clic a una galería de portafolio desde la Base de Conocimientos.
4. Reserva de citas por calendario: El agente consulta los horarios realmente libres en su Google Calendar o Cal.com, los ofrece en el chat y reserva el que elija el cliente.
5. Alertas al personal: El agente clasifica automáticamente a los clientes con solicitudes de paquetes de bodas de gran valor o multiservicio como HOT y alerta a los estilistas por correo electrónico, WhatsApp o Telegram.

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Paso 1 — Conectar WhatsApp#

Primero, estableceremos el canal principal a través del cual se comunicarán la mayoría de sus clientes. Waslo utiliza un método de enlace rápido por código QR que imita a WhatsApp Web.

1. Vaya a su Dashboard → Integrations → WhatsApp de Waslo.
2. Haga clic en Connect WhatsApp para mostrar el código QR.
3. Abra WhatsApp en su teléfono, vaya a Settings → Linked Devices → Link a Device y escanee el código QR.
4. Espere unos segundos a que el estado cambie a Connected.

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Paso 2 — Agregar Más Canales (Opcional)#

Puede ampliar el alcance de sus clientes conectando otros canales de mensajería populares bajo una sola bandeja de entrada.

1. Vaya a Dashboard → Integrations.
2. Desplácese hasta Channels Marketplace y elija las plataformas deseadas (por ejemplo, Instagram DM, Telegram o correo Outlook).
3. Siga las instrucciones sencillas de Meta OAuth o del token del bot para conectar cada canal.
4. Todos los mensajes se dirigirán a la misma bandeja de entrada unificada de Waslo y compartirán la misma Base de conocimientos.

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Paso 3 — Crear la Base de Conocimientos#

Su agente de IA responde a las preguntas sobre servicios, precios y estilistas utilizando los documentos que usted suba. La Base de conocimientos es texto que el agente lee: no puede enviar por sí mismo un archivo de ella, pero los enlaces escritos allí (como una galería de portafolio) se comparten como enlaces. Para que el agente envíe fotos de servicios con precio y su lista de precios en PDF en el chat, agréguelos a su Catálogo de productos (Dashboard → Catalog, en todos los planes; también puede conectar una tienda: Shopify, Salla, Zid o ikas). El precio del catálogo prevalece sobre la Base de conocimientos cuando un servicio está en ambos. Mantenga en la Base de conocimientos las biografías de los estilistas, las políticas, los horarios y su dirección. El agente también entiende las fotos y notas de voz que envían los clientes (WhatsApp, Telegram, Instagram, Messenger).

Para configurar la Base de conocimientos de su salón:

1. Cree un documento estructurado (PDF, TXT o DOCX) que contenga perfiles y especialidades de estilistas, duraciones, políticas, horarios de apertura, su dirección y enlaces a las galerías de portafolios. Ponga en el Catálogo sus servicios con precios y fotos, y su lista de precios en PDF, para que el agente pueda enviarlos.
2. Vaya a Dashboard → Knowledge Base.
3. Suba su documento y haga clic en Save.

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Paso 4 — Ajustar la Personalidad del Agente#

Configure las instrucciones del agente de IA para que se comporte como un coordinador de salón experto.

Límite de Honestidad y Capacidad: El agente de IA responde a consultas generales del salón y programa citas con estilistas. Nunca debe dar consejos médicos sobre la piel o el cabello, ni diagnosticar síntomas dermatológicos. Dirija siempre a los clientes potenciales a un esteticista o dermatólogo licenciado, y evite estrictamente promesas de pago.

1. Vaya a Dashboard → AI Agent → AI Personality.
2. Seleccione la plantilla Beauty Salon & Spa.
3. Configure su System Prompt (Instrucción del sistema) con límites de salón claros. La plantilla contiene espacios [BRACKETED] entre corchetes (nombre del negocio, horarios, etc.): reemplace cada uno con sus propios datos, porque el panel no guarda un prompt con espacios sin completar.

System Prompt (Instrucción del sistema) recomendado:

You are Jordan, a professional AI Receptionist for Glow Salon & Spa. Your goal is to welcome clients, answer service and stylist inquiries using the Knowledge Base, and guide them to book an appointment.

Guidelines:

1. Answer administrative questions (service menu, prices, stylists, hours) using the Knowledge Base.
2. When clients ask for photos or prices, send the service photo and price from the catalog, and share the portfolio link from the Knowledge Base for full galleries.
3. You cannot give skin or hair medical advice. Always politely decline and offer to book them an appointment or connect them with a stylist.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

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Paso 5 — Conectar el Calendario#

Vincule su sistema de programación para que el agente de IA pueda reservar citas por sí mismo.

1. Vaya a Dashboard → Integrations → Calendar.
2. Abra la tarjeta de Google Calendar y haga clic en Connect Google, o abra la pestaña Cal.com. Google Calendar y Cal.com están incluidos en todos los planes. Si ambos están conectados, se usa Google Calendar. En pago por uso, las respuestas de texto cuestan 2 créditos en lugar de 1 mientras haya un calendario activo.
3. Eso es todo: no hace falta ningún enlace de programación en su instrucción. El propio agente consulta los horarios realmente libres, los ofrece en el chat, reserva el horario cuando el cliente dice que sí y puede listar o cancelar las próximas citas de del cliente.

Para las reservas en Google Calendar que un cliente hace mientras chatea por WhatsApp, Waslo envía un recordatorio 24 horas antes en el idioma de su negocio — desde un número Waslo QR, o desde un número oficial una vez aprobada su plantilla Recordatorios de citas. Las reservas de Cal.com no reciben recordatorio.

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Paso 6 — Clasificar y Transferir Clientes#

Clasifique los cortes de cabello estándar de las reservas de bodas, paquetes o eventos de alto valor.

1. Vaya a Dashboard → AI Agent → Classification.
2. Seleccione el ajuste preestablecido Booking Intent o defina sus propias reglas:
   • HOT: El cliente desea reservar un paquete de bodas, un evento de múltiples servicios o tiene una consulta urgente de cita.
   • WARM: El cliente realiza preguntas generales sobre tratamientos capilares, precios o estilistas.
   • COLD: Saludos casuales o spam.
   • Los nombres de las etapas son suyos: en cualquier plan puede renombrarlas con sus propias palabras (de 2 a 5 etapas, la primera es la más caliente), por ejemplo "Listo para reservar / Explorando servicios / Solo saludando". Las alertas se activan para la etapa más caliente.

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Paso 7 — Configurar las Notificaciones para el Personal#

Asegúrese de que su personal reciba una notificación en el instante en que un cliente sea clasificado como HOT o solicite hablar con un humano.

1. Vaya a Dashboard → Settings → Notifications.
2. Waslo admite tres destinos de notificación: Email, WhatsApp y Telegram.
3. Seleccione su pestaña preferida (Email, WhatsApp o Telegram) y configure los detalles del destinatario.

Las alertas por WhatsApp requieren un número Waslo QR conectado, o un número oficial de WhatsApp cuya plantilla de alerta lista esté aprobada; Email y Telegram funcionan sin eso. 4. Guarde los cambios para comenzar a recibir alertas en tiempo real cuando un cliente esté listo para la transferencia humana.

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El Resultado — Un Viaje del Cliente sin Interrupciones#

Una vez configurada, la interacción con el cliente está totalmente automatizada y es sumamente profesional. He aquí una vista previa del viaje del cliente:

Cliente: Hola, ¿ofrecen tratamientos de balayage? ¿Y cuál es el precio?

AI Agent (Jordan): Hola. Sí, ofrecemos tratamientos profesionales de balayage a partir de $150 con nuestros estilistas expertos. (envía la foto del balayage y el menú de precios en PDF desde su Catálogo) ¿Le gustaría reservar una cita?

Cliente: ¡Perfecto! Quiero reservar un balayage con Chloe este sábado. ¿Hacen pruebas de peinado de novia?

AI Agent (Jordan): Excelente elección, Chloe es nuestra especialista en color. Sí, nos especializamos en pruebas de cabello para novias y paquetes de bodas personalizados. Tengo a Chloe el sábado a las 10:00 o a las 14:00, ¿cuál le conviene?

Cliente: A las 14:00, por favor.

AI Agent (Jordan): Reservado: balayage con Chloe, sábado a las 14:00. Para hablar sobre paquetes de bodas, nuestro coordinador se comunicará con usted.

Qué Ocurre Detrás de Escena:#

1. Respuesta administrativa: El cliente recibe detalles instantáneos sobre servicios de peinado y precios.
2. Foto y lista de precios enviadas: El agente envía la foto del servicio y el menú de precios en PDF desde su Catálogo directamente en el chat.
3. Acción de cita: El agente ofrece horarios libres reales y reserva el que elija el cliente.
4. Personal alertado: Waslo clasifica al cliente como HOT y alerta al equipo de estilistas por correo electrónico, WhatsApp o Telegram:
   • "Alerta de cliente HOT: Jane Doe (+123456789) está lista para reservar. Estilista: Chloe, Servicio: Balayage, Evento: Solicitud de novias. Cita reservada: sábado 14:00."

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Lista de Control de la Guía#

¿Listo para implementar? Asegúrese de haber completado cada uno de estos pasos de configuración:

• Integraciones: WhatsApp está activo y muestra un estado verde Connected.
• Catálogo: Servicios agregados con precio y foto, y lista de precios en PDF, para que el agente pueda enviarlos.
• Base de conocimientos: Documentos subidos que contienen perfiles de estilistas, políticas y enlaces a portafolios.
• Instrucciones de IA: Configuración de la instrucción del sistema utilizando la plantilla Beauty Salon & Spa y manteniendo las instrucciones en el ámbito administrativo.
• Calendario: Google Calendar o Cal.com conectado: no hace falta ningún enlace en la instrucción.
• Clasificación: Ajuste preestablecido Booking Intent habilitado.
• Notificaciones: Alertas de correo electrónico, WhatsApp o Telegram habilitadas para clientes HOT.