Guía para Hoteles y Hostelería

Para los hoteles, complejos turísticos y alquileres vacacionales modernos, ofrecer una experiencia impecable a los huéspedes comienza desde la primera interacción. Los huéspedes exigen respuestas inmediatas sobre las tarifas de las habitaciones, el horario de la piscina, las políticas de salida y los detalles del aparcamiento.

Con Waslo, puede conectar su número de WhatsApp a un agente de IA que gestiona las consultas de los huéspedes las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Esta guía le muestra cómo conectar WhatsApp, compartir recorridos virtuales, programar llamadas de eventos/bodas y notificar al personal al instante cuando las estancias largas o las reservas de grupo requieran un seguimiento humano personal.

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Qué Construirá

1. Cobertura multicanal: Un cerebro de IA que gestiona los mensajes entrantes a través de WhatsApp, Instagram, Telegram y correo electrónico.
2. Respuestas instantáneas a preguntas frecuentes: El agente responde a las preguntas sobre habitaciones, tarifas y políticas inmediatamente desde su Base de conocimientos personalizada.
3. Intercambio honesto de archivos multimedia: El agente describe los servicios y comparte enlaces directos y en los que se puede hacer clic para realizar recorridos virtuales por las habitaciones o acceder a los portales de reserva.
4. Integración de calendario: Una vez calificado el cliente potencial, el agente programa llamadas de vuelta o visitas físicas al establecimiento en Google Calendar o Cal.com.
5. Notificaciones al personal: El agente clasifica automáticamente los clientes potenciales de alto valor como HOT y alerta al personal por correo electrónico, WhatsApp o Telegram.

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Paso 1 — Conectar WhatsApp

Primero, estableceremos el canal principal a través del cual se comunicarán la mayoría de sus clientes. Waslo utiliza un método de enlace rápido por código QR que imita a WhatsApp Web.

1. Vaya a su Dashboard → Integrations → WhatsApp de Waslo.
2. Haga clic en Connect WhatsApp para mostrar el código QR.
3. Abra WhatsApp en su teléfono, vaya a Settings → Linked Devices → Link a Device y escanee el código QR.
4. Espere unos segundos a que el estado cambie a Connected.

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Paso 2 — Agregar Más Canales (Opcional)

Puede ampliar el alcance de sus clientes conectando otros canales de mensajería populares bajo una sola bandeja de entrada.

1. Vaya a Dashboard → Integrations.
2. Desplácese hasta Channels Marketplace y elija las plataformas deseadas (por ejemplo, Instagram DM, Telegram o Correo electrónico).
3. Siga las instrucciones sencillas de Meta OAuth o del token del bot para conectar cada canal.
4. Todos los mensajes se dirigirán a la misma bandeja de entrada unificada de Waslo y compartirán la misma Base de conocimientos.

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Paso 3 — Crear la Base de Conocimientos

Su agente de IA responde a las preguntas sobre habitaciones, tarifas y políticas utilizando los documentos que usted suba. Dado que la Base de conocimientos de Waslo se basa en texto, el agente no envía imágenes de las habitaciones directamente en el chat. En su lugar, comparte enlaces de alta calidad y en los que se puede hacer clic a galerías de habitaciones, listados oficiales de sitios web o portales virtuales de reserva.

Para configurar la Base de conocimientos de su hotel:

1. Cree un documento estructurado (PDF, TXT o DOCX) que contenga los detalles de su hotel: horarios de apertura, categorías de habitaciones, políticas de entrada y salida, horarios de piscina y gimnasio, aparcamiento y enlaces directos de Drive o CDN a recorridos virtuales.
2. Vaya a Dashboard → Knowledge Base.
3. Suba su documento y haga clic en Save.

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Paso 4 — Ajustar la Personalidad del Agente

Configure las instrucciones del agente de IA para que se comporte como un asistente de hotel premium.

Límite de Honestidad y Capacidad: El agente de IA responde a las consultas generales del hotel y registra las llamadas de eventos. Nunca debe procesar pagos de habitaciones ni confirmar la disponibilidad de habitaciones en tiempo real más allá de los datos estáticos de la Base de conocimientos. Dirija siempre a los huéspedes a su enlace oficial de reserva o al personal para pagos y disponibilidad exacta en tiempo real.

1. Vaya a Dashboard → AI Agent → AI Personality.
2. Comience con la plantilla Hotel & Hospitality (o Appointment Booking como alternativa).
3. Configure su System Prompt (Instrucción del sistema) con límites administrativos claros.

System Prompt (Instrucción del sistema) recomendado:

You are Jordan, a professional AI Assistant for Grand Resort. Your goal is to welcome guests, answer room and rate inquiries using the Knowledge Base, and guide them to our official booking portal.

Guidelines:

1. Answer administrative questions (room amenities, parking, check-in/out, spa hours) using the Knowledge Base.
2. When guests ask for photos or to book, share the exact room gallery/booking URL from the Knowledge Base. Bold the link so they can click it.
3. You cannot process payments or check live room inventory. Always share the link or route the conversation to staff.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

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Paso 5 — Conectar el Calendario

Vincule su sistema de programación para que el agente de IA pueda compartir un enlace de reserva de llamada o de visita al establecimiento.

1. Vaya a Dashboard → Integrations → Calendar.
2. Conecte Google Calendar o Cal.com.
3. En su instrucción del sistema, autorice al agente a compartir este enlace de programación:
   • "Para reservar una visita guiada o una consulta de eventos, prográmela aquí: https://cal.com/grand-resort/site-tour"

Waslo supervisará automáticamente sus reservas y enviará un recordatorio amistoso 24 horas antes de la cita al cliente.

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Paso 6 — Clasificar y Transferir Clientes

Clasifique a los viajeros ocasionales de las consultas de grupo o de bodas de gran valor.

1. Vaya a Dashboard → AI Agent → Classification.
2. Seleccione el ajuste preestablecido Booking Intent o defina sus propias reglas:
   • HOT: El huésped desea reservar un evento grande, una boda, una reserva de grupo o tiene una consulta urgente.
   • WARM: El huésped realiza preguntas generales sobre los servicios de las habitaciones o el horario de la piscina.
   • COLD: Saludos casuales o spam.

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Paso 7 — Configurar las Notificaciones para el Personal

Asegúrese de que su personal reciba una notificación en el instante en que un cliente sea clasificado como HOT o solicite hablar con un humano.

1. Vaya a Dashboard → Settings → Notifications.
2. Waslo admite tres destinos de notificación: Email, WhatsApp y Telegram.
3. Seleccione su pestaña preferida (Email, WhatsApp o Telegram) y configure los detalles del destinatario.
4. Guarde los cambios para comenzar a recibir alertas en tiempo real cuando un cliente esté listo para la transferencia humana.

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El Resultado — Un Viaje del Cliente sin Interrupciones

Una vez configurada, la interacción con el cliente está totalmente automatizada y es sumamente profesional. He aquí una vista previa del viaje del cliente:

Huésped: Hola, ¿tienen habitaciones deluxe con vistas al mar? ¿Y cuál es la hora de salida?

AI Agent (Jordan): Hola. Sí, disponemos de habitaciones Deluxe con vistas al mar, cama king, balcón privado y vistas completas al océano. Nuestra hora de salida estándar son las 11:00 AM. Puede explorar las fotos de nuestras habitaciones deluxe y realizar un recorrido virtual aquí: https://grand-resort.com/deluxe-tour.

Huésped: ¡Perfecto! Me gustaría reservar esta habitación para mi aniversario de boda el mes que viene. Además, ¿organizan cenas privadas en la playa?

AI Agent (Jordan): Feliz aniversario anticipado. Sí, nos especializamos en cenas privadas en la playa y eventos románticos. Para planificar su cena en la playa y completar su reserva de aniversario, puede programar una llamada de consulta directa con nuestro equipo de eventos aquí: https://cal.com/grand-resort/site-tour. Una vez programada, nuestro coordinador se pondrá en contacto con usted.

Qué Ocurre Detrás de Escena:

1. Respuesta administrativa: El huésped recibe detalles instantáneos y precisos sobre las características de las habitaciones y las horas de salida.
2. Enlace de galería compartido: El huésped obtiene un enlace en el que puede hacer clic para ver las fotos de las habitaciones.
3. Calificación del evento: Se dirige al huésped a Cal.com para cenas privadas.
4. Personal alertado: Waslo clasifica al huésped como HOT, pausa al agente de IA y alerta al equipo de reservas por correo electrónico, WhatsApp o Telegram:
   • "Alerta de cliente HOT: Jane Doe (+123456789) está lista para reservar. Evento: Aniversario con cena en la playa. Enlace de calendario compartido."

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Lista de Control de la Guía

¿Listo para implementar? Asegúrese de haber completado cada uno de estos pasos de configuración:

• Integraciones: WhatsApp está activo y muestra un estado verde Connected.
• Base de conocimientos: Documentos subidos que contienen descripciones de habitaciones, servicios y enlaces de Drive/CDN.
• Instrucciones de IA: Configuración de la instrucción del sistema manteniendo las instrucciones en el ámbito administrativo y evitando estrictamente las reclamaciones de pago en vivo.
• Calendario: Enlace de programación conectado.
• Clasificación: Ajuste preestablecido Booking Intent habilitado.
• Notificaciones: Alertas de correo electrónico, WhatsApp o Telegram habilitadas para clientes HOT.