醫療診所配置指南

對於現代醫療門診、牙科診所及健康管理中心而言，高效地管理患者的日常諮詢至關重要。患者期望能夠快速獲取關於門診營業時間、治療費用、醫生排班以及支持的醫療保險等關鍵資訊。

借助 Waslo，您可以將您的 WhatsApp 號碼（以及其他溝通渠道）連接到專用的 AI 代理，實現 7/24 小時全天候解答患者疑問。本配置指南將分步引導您配置一套完整的門診自動化系統，實現解答患者諮詢、發送價格表、自動預約就診並在有明確預約意向或緊急諮詢時立即通知診所員工。

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您將構建的系統架構#

通過遵循本指南，您將在您的所有溝通渠道上部署一個統一的診所 AI 助理：

1. 多渠道覆蓋： 採用單一的 AI 大腦，統一管理來自 WhatsApp、Instagram、Telegram 以及 Outlook 郵件的患者消息。
2. 患者常見問題即時解答： 代理基於診所上傳的專屬知識庫，即時、準確地回覆患者的日常業務諮詢。
3. 真實客觀的功能體現： 代理從知識庫中讀取營業時間、地址、醫生和保險資訊，在對話中直接發送商品目錄裡的 PDF 價格表，並分享指向患者資訊登記表或地圖定位的可點擊連結。
4. 日曆系統集成： 代理會查看您 Google Calendar 或 Cal.com 上的真實空閒時段，在聊天中提供給患者，並預訂患者選定的時段。
5. 員工即時通知與分發： 系統會自動將有明確預約意向的患者標記為 HOT（高意向），並通過電子郵件、WhatsApp 或 Telegram 立即發送通知給您的診所前台員工。
6. 就診自動提醒： 對於透過 WhatsApp 預訂的 Google Calendar 預約，Waslo 會在就診前 24 小時向患者發送提醒。

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步驟 1 — 連接 WhatsApp#

首先，我們將建立最主要的患者聯繫渠道。Waslo 採用了與網頁版 WhatsApp 掃碼登錄相同的快速 QR 碼連接技術。

1. 登錄您的 Waslo 控制面板，進入 Dashboard → Integrations → WhatsApp。
2. 點擊 Connect WhatsApp 按鈕以顯示連接二維碼。
3. 打开您手機上的 WhatsApp，進入 Settings → Linked Devices → Link a Device，然後掃描屏幕上顯示的二維碼。
4. 等待幾秒鐘，直到狀態成功切換為 Connected。

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步驟 2 — 添加更多渠道（可選）#

您可以通過在統一的收件箱下接入其他主流社交即時通信渠道，以擴大診所對患者的覆蓋面。

1. 進入 Dashboard → Integrations。
2. 滾動至 Channels Marketplace（渠道市場）並選擇您期望連接的平台（例如 Instagram DM、Telegram 或 Outlook 郵件）。
3. 按照簡單的 Meta OAuth 授權流程或機器人 Token 提示完成連接。
4. 接入的所有渠道消息都會自動路由到同一個 Waslo 統一收件箱，並共享完全相同的知識庫。

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步驟 3 — 构建知識庫#

您的 AI 代理將完全根據您上傳的專屬文檔來回答患者的提問。知識庫是代理閱讀的文字內容，代理無法直接發送知識庫中的文件，但您在知識庫文檔裡寫下的連結（如資訊登記表、位置地圖）仍會被分享。如需讓代理在聊天中發送 PDF 價格表，請將其作為手冊添加到您的商品目錄（Dashboard → Catalog，所有方案均可使用；也可以連接商店——Shopify、Salla、Zid 或 ikas）。帶價格和圖片的治療項目也應放在商品目錄中，同一項目同時出現在兩處時，以商品目錄的價格為準。營業時間、地址、乘車指引、醫生和保險資訊則保留在知識庫中。代理還能理解客戶發來的圖片和語音訊息（WhatsApp、Telegram、Instagram、Messenger）。

要建立您診所的知識庫：

1. 創建一份結構化的文本文檔（PDF、TXT 或 DOCX），包含您診所的詳細運營數據：
   • 基本資訊： 營業時間、門診地址、乘車指引、支持的醫療保險合作方。
   • 服務與治療項目： 牙科潔治、全科問診、物理治療、皮膚管理等。（帶價格和圖片的治療項目也可放入商品目錄。）
   • 醫生介紹： 醫生姓名、科室專長以及出診排班資訊。
   • 連結地址： 指向患者在線登記表或谷歌地圖定位的直接連結。（請把價格表 PDF 放進商品目錄，這樣代理才能將其作為檔案發送。）
2. 進入 Dashboard → Knowledge Base。
3. 將編輯好的文檔拖放到上傳區，然後點擊 Save。

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步驟 4 — 調整代理人設與性格#

接下來，配置 AI 代理的性格與回覆指令，使其表現得像一位專業的診所前台接待員。

醫療安全紅線與免責聲明： 該 AI 代理被設計為僅處理門診行政與預約類事務（如回答診所常見問題、安排就診時間）。嚴禁讓代理提供任何醫療診斷、評估症狀嚴重程度或推薦具體的治療方案。如果患者諮詢專業醫療問題，應始終引導其聯繫診所專業醫生或撥打急救電話。

1. 進入控制面板的 Dashboard → AI Agent → AI Personality。
2. 選擇 Clinic / Medical（醫療診所）模板。
3. 自定義您的 System Prompt（系統提示詞），明確其行政接待屬性。模板中包含 [方括號] 佔位符（商家名稱、營業時間等）——請將每一處都替換為您自己的資訊，因為儀表板不會保存仍含未填佔位符的提示詞。

推薦的系統提示詞（System Prompt）：

You are Jordan, a professional AI Receptionist for HealthCare Medical Center. Your goal is to welcome patients, answer general inquiries using the Knowledge Base, and guide them to book an appointment.

Guidelines:
1. You answer administrative questions (services, hours, doctors, insurance, address) using the Knowledge Base.
2. Share the exact links from the Knowledge Base when patients ask for the intake form or location map, and send the price list from the catalog when they ask for it.
3. You are NOT a doctor. You must never provide medical diagnoses, treatment advice, or symptom assessments. If a patient asks a medical question, politely explain that you are an administrative assistant and recommend scheduling a visit or consulting our medical team.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

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步驟 5 — 連接日曆預約系統#

集成您的門診排班系統，使 AI 代理能夠在患者準備就診時親自完成預約。

1. 進入 Dashboard → Integrations → Calendar。
2. 打開 Google Calendar 卡片並點擊 Connect Google，或打開 Cal.com 標籤頁。Google Calendar 與 Cal.com 在所有方案中均已包含。若兩者都已連接，則使用 Google Calendar。在按用付費（PAYG）方案下，行事曆開啟期間文字回覆每則消耗 2 點數，而不是 1 點數。
3. 就這麼簡單——提示詞中無需放任何預約連結。代理會自己查看真實空閒時段，在聊天中提供，待客戶確認後預訂該時段，還可以列出或取消客戶即將到來的預約。
4. 對於患者在 WhatsApp 聊天中預訂、記錄在 Google Calendar 的預約，Waslo 會用您診所的語言發送 24 小時預約提醒——從 Waslo QR 號碼發送，或在官方號碼的預約提醒範本核准後從該號碼發送。Cal.com 的預約不會收到提醒。

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步驟 6 — 患者分類與人工流轉#

Waslo 的自動化分類算法能將一般性的行政諮詢與準備預約或有緊急需求的高價值患者區分開來，並將他們直接分流給您前台的專業人工客服。

1. 進入 Dashboard → AI Agent → Classification。
2. 選擇 Booking Intent（預約意向）或 Support Priority（支持優先級）預設，或者自定義分類規則：
   • HOT： 患者希望立即預約、詢問有關預約調整的細節，或有其他緊急的非醫療類門诊諮詢。
   • WARM： 患者僅在諮詢有關門診服務項目、醫生排班或收費標準的常規問題。
   • COLD： 患者日常問候、閒聊或垃圾消息。
   • 階段名稱可以自定義：在任何方案下，您都可以用自己的話重新命名階段（2-5 個階段，第一個為最熱），例如“準備預約 / 諮詢中 / 打招呼”。提醒針對最熱的階段觸發。

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步驟 7 — 配置員工即時通知#

確保在前台患者被歸類為 HOT（高意向）或主動要求與人工交談的第一時間，診所員工能夠收到系統推送的警報。

1. 進入 Dashboard → Settings → Notifications。
2. Waslo 支持三種通知接收終端：Email（電子郵件）、WhatsApp 以及 Telegram。
3. 選擇您傾向的通知渠道標籤頁（Email、WhatsApp 或 Telegram）並配置接收人資訊。

使用 WhatsApp 提醒需要已連接的 Waslo QR 號碼，或已核准現成提醒範本的官方 WhatsApp 號碼；Email 與 Telegram 則無需這些條件。 4. 保存配置，即可在有高意向患者需要人工跟進时，接收即時的流轉警報。

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最終效果 — 順暢無阻的患者就診流程#

完成上述配置後，患者與您診所之間的溝通流程將實現完全自動化，且保持高度的專業性。以下是典型互動流程的預覽：

患者： 你好，請問你們診所有心血管科的醫生嗎？

AI 代理 Jordan： 您好！是的，我們診所有兩位心血管專家：Sarah Jenkins 醫生和 David Miller 醫生。Jenkins 醫生的出診時間為週一和週三，Miller 醫生的出診時間為週二和週四。請問您需要為您安排一次門診預約嗎？

患者： 好的，謝謝。請問專家門診的諮詢費是多少？你們接受 Aetna 保險嗎？

AI 代理 Jordan： 心血管科專家的門診諮詢費為 150 美元。我們支持 Aetna 保險以及其他幾種主流醫療保險。我現在就把我們完整的 PDF 價格表發給您。（發送商品目錄中的 PDF 價格表）

患者： 好的，我想預約下週一 Jenkins 醫生的門診。

AI 代理 Jordan： 沒問題。Jenkins 醫生下週一 10:00 或 14:30 有空，您看哪個時間合適？

患者： 14:30 吧。

AI 代理 Jordan： 已預約：下週一 14:30，Jenkins 醫生。

幕後運行邏輯：#

1. 行政事務解答： 患者能立即獲取關於出診醫生、費用標準及保險支持的權威回覆。
2. 發送檔案： 代理直接在聊天中發送您商品目錄裡的 PDF 價格表。
3. 日曆自動調用： 代理提供真實空閒時段，並預訂患者選定的時段。
4. 員工警報推送： Waslo 算法自動將該患者劃分為 HOT 等級，並立即通過 Email、WhatsApp 或 Telegram 通知門診前台：
   • "HOT 高意向患者提醒：Jane Doe (+123456789) 正在預約。出診專家：Jenkins 醫生，專科：心血管科，保險：Aetna。已預約：週一 14:30。"
5. 預約前置提醒： 如果預約在 Google Calendar 中且是透過 WhatsApp 預訂的，Waslo 會在就診前 24 小時向患者發送提醒，包含預約標題和時間。透過 Cal.com 完成的預約不會收到提醒。

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配置自查清單#

準備好上線了嗎？請確保您已逐一完成了以下所有配置步驟：

• 集成狀態： WhatsApp 已連接成功，且在控制面板顯示綠色的 Connected 狀態。
• 知識庫文檔： 已上傳包含診所營業時間、診療項目、醫生出診安排、合作保險以及登記表和地圖定位連結的詳細文檔。
• AI 接待指令： 已配置 Clinic / Medical 專屬人設模板，確保指令嚴格處於行政接待邊界，完全不涉及專業醫療診斷與治療意見。
• 商品目錄： 已添加 PDF 價格表（以及帶圖片的收費治療項目），以便代理發送。
• 日曆關聯： 已連接 Google Calendar 或 Cal.com——提示詞中無需放連結。
• 分類算法： 已啟用 Booking Intent（預約意向）自動分類預設。
• 通知設置： 已在 Settings → Notifications 下為 HOT 患者激活了 Email、WhatsApp 或 Telegram 的推送報警。