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文件提醒與通知

提醒與通知

透過應用程式內的通知鈴鐺與即時操作員提醒(送往 Email、WhatsApp 或 Telegram)隨時掌握狀況。

兩套通知系統

Waslo 有兩套各自獨立的通知系統,了解各自的職責會有幫助:

  1. 應用程式內鈴鐺:儀表板內、每位使用者專屬的動態消息,用於帳號事件(你應該知道、但不需要緊急回覆的事)。
  2. 操作員提醒:當對話或連線需要人力介入時,即時送往外部目的地(Email、WhatsApp 或 Telegram)的提醒。

用鈴鐺留意你的帳號。用操作員提醒讓團隊能快速反應,不必整天盯著儀表板。

應用程式內鈴鐺

鈴鐺位於儀表板標頭,顯示你這位使用者的帳號層級事件。常見事件包括:

事件意義
餘額偏低你的點數餘額即將用盡,可能需要儲值
付款失敗一筆帳單扣款未能完成
知識庫索引失敗某份文件無法處理,需要你留意
遷移完成背景遷移(例如 WhatsApp Cloud 搬移)已完成

鈴鐺通知是以每位使用者為單位標示已讀,因此把某則標為已讀只會影響你自己的動態消息。鈴鐺是在營運問題影響到客戶之前率先發現它們的好地方。

操作員提醒

操作員提醒是緊急管道。當發生應由人來查看的事情時,Waslo 會把訊息送往你設定的目的地。

觸發事件

你可以選擇哪些事件會觸發提醒:

  • HOT 潛在客戶:一位新潛在客戶被分類為高意向
  • 請求交接:一段對話被轉給人工(例如比對到交接關鍵字)
  • 比對到關鍵字:客戶的訊息包含你所定義的關鍵字
  • 管道中斷:一個已連接的管道離線
  • 管道恢復:選填;當管道重新上線時觸發(預設關閉以減少雜訊)

目的地

每則提醒都可送往一個或多個目的地類型:

  • Email:最適合作為持久紀錄與團隊收件匣
  • WhatsApp:最適合追求速度,讓操作員立即在手機上看到
  • Telegram:輕量的選項,把提醒導向一個機器人聊天室

新增目的地

  1. 前往 Settings → Notifications
  2. 新增一個通知目的地並選擇其類型(Email、WhatsApp 或 Telegram)
  3. 輸入該目的地的地址、號碼或聊天室資訊
  4. 選擇哪些事件應向它觸發提醒
  5. 儲存

你可以新增多個目的地——例如把 HOT 潛在客戶送到一個 WhatsApp 號碼,並把所有事件送到一個 email 地址作為存檔。

安靜時段

若要避免在非上班時間收到提醒,請設定一個安靜時段。在該時段內,提醒(針對 WhatsApp 目的地)會被暫緩,讓你的團隊不會在深夜被打擾。安靜時段支援跨越午夜的時段,因此橫跨過夜的範圍也能如預期運作。

靜音預設

若你需要暫時暫停提醒——在忙碌的產品發表期間、維護時段或假期——使用靜音預設可在一段設定的期間內讓通知靜音,而無需重新設定你的目的地。

去重

一個不穩定的連線(反覆斷線又重連)原本可能送出一連串爆量的提醒。Waslo 會對提醒去重,讓單一問題不會對你的團隊洗版。管道中斷提醒是在進入中斷狀態的轉換時觸發,而非在每次重複檢查時觸發。

最佳實踐

  • 把 HOT 潛在客戶導向 WhatsApp,讓操作員能趁意向正高時回應。
  • 也把所有事件送到 Email,保留一份團隊日後可搜尋的紀錄。
  • 保持管道恢復通知關閉,除非你確實需要——中斷提醒通常就已足夠。
  • 設定安靜時段,符合團隊的工作時程,讓下班後的提醒不造成疲勞。
  • 每個角色使用一個目的地(例如 HOT 潛在客戶用共用的業務 WhatsApp,管道健康狀態用一個維運收件匣)。

常見問題

鈴鐺與操作員提醒有什麼差別? 鈴鐺是應用程式內的帳號事件動態消息,以每位使用者為單位標示已讀。操作員提醒則在對話或連線需要人力時,推送至 Email、WhatsApp 或 Telegram。

每次管道短暫斷線時我都會收到提醒嗎? 不會。提醒會去重,且管道中斷提醒是在進入中斷狀態的轉換時觸發,而非每次檢查時觸發,因此不穩定的連線不會把你淹沒。

我可以把同一個事件送到多個目的地嗎? 可以。設定多個目的地,並為每一個選擇它應接收的事件。

安靜時段會讓我完全收不到任何東西嗎? 安靜時段會在你設定的時段內暫緩提醒(針對 WhatsApp 目的地),並支援跨越午夜的範圍。事件本身仍會記錄在儀表板中。

這些我都要在哪裡設定?Settings → Notifications 底下。

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