Otel Kurulum Kılavuzu

Modern oteller, tatil köyleri ve kiralık yazlıklar için kusursuz bir konuk deneyimi sunmak ilk etkileşimden başlar. Konuklar oda fiyatları, havuz saatleri, çıkış politikaları ve otopark detayları hakkında anında yanıt beklerler.

Waslo ile WhatsApp numaranızı 7/24 konuk taleplerini karşılayan bir yapay zeka temsilcisine bağlayabilirsiniz. Bu kılavuz, WhatsApp'ı nasıl bağlayacağınızı, sanal turları nasıl paylaşacağınızı, düğün/etkinlik geri aramalarını nasıl planlayacağınızı ve uzun süreli konaklama veya grup rezervasyonları kişisel insan takibi gerektirdiğinde personeli anında nasıl bilgilendireceğinizi gösterir.

---

Ne İnşa Edeceksiniz#

1. Çok Kanallı Kapsama: WhatsApp, Instagram, Telegram ve Outlook e-postası genelinde gelen mesajları yöneten tek bir yapay zeka beyni.
2. Anında SSS Yanıtları: Temsilci, özel Bilgi Tabanınızdan oda, fiyat ve politika sorularını anında yanıtlar.
3. Katalogda Odalar: Temsilci oda fotoğraflarını fiyatıyla ve PDF broşürleri doğrudan sohbette gönderir; Bilgi Tabanından sanal turlara veya rezervasyon portallarına tıklanabilir bağlantılar paylaşır.
4. Takvim Entegrasyonu: Bir müşteri adayı kalifiye edildiğinde, temsilci Google Takvim veya Cal.com üzerinde geri aramalar veya saha ziyaretleri için gerçek boş saatleri sunar ve konuğun seçtiği saati ayırtır.
5. Personel Bildirimleri: Temsilci, yüksek değerli müşteri adaylarını otomatik olarak HOT olarak sınıflandırır ve personeli E-posta, WhatsApp veya Telegram üzerinden uyarır.

---

Adım 1 — WhatsApp'ı Bağlayın#

İlk olarak, müşterilerinizin çoğunun size ulaşacağı birincil kanalı kuracağız. Waslo, WhatsApp Web'in çalışma şeklini yansıtan hızlı bir QR kodu bağlantı yöntemi kullanır.

1. Waslo Dashboard → Integrations → WhatsApp sayfasına gidin.
2. QR kodunu görüntülemek için Connect WhatsApp seçeneğine tıklayın.
3. Telefonunuzda WhatsApp'ı açın, Settings → Linked Devices → Link a Device bölümüne gidin ve ekrandaki QR kodunu tarayın.
4. Durumun Connected olarak değişmesi için birkaç saniye bekleyin.

---

Adım 2 — Daha Fazla Kanal Ekleyin (İsteğe Bağlı)#

Popüler diğer mesajlaşma kanallarını tek bir gelen kutusunda birleştirerek müşterilerinize erişiminizi genişletebilirsiniz.

1. Dashboard → Integrations sayfasına gidin.
2. Channels Marketplace bölümüne kaydırın ve istediğiniz platformları seçin (örneğin Instagram DM, Telegram veya Outlook e-postası).
3. Her bir kanalı bağlamak için basit Meta OAuth veya bot belirteci (token) adımlarını izleyin.
4. Tüm mesajlar aynı birleşik Waslo gelen kutusuna yönlendirilecek ve aynı Bilgi Tabanını paylaşacaktır.

---

Adım 3 — Bilgi Tabanını Oluşturun#

Yapay zeka temsilciniz, yüklediğiniz belgelere dayanarak oda, fiyat ve politika sorularını yanıtlar. Bilgi Tabanı, temsilcinin okuduğu metindir - ondan bir dosyayı kendisi gönderemez, ancak orada yazılı bağlantılar (sanal turlar, bir rezervasyon portalı) bağlantı olarak paylaşılır. Temsilcinin oda fotoğraflarını fiyatıyla ve PDF broşürleri sohbette göndermesi için bunları Ürün Kataloğunuza ekleyin (Dashboard → Catalog, her planda; ayrıca bir mağaza da bağlayabilirsiniz - Shopify, Salla, Zid veya ikas). Bir oda ikisinde de varsa katalog fiyatı Bilgi Tabanının önüne geçer. Politikaları, çalışma saatlerini ve olanakları Bilgi Tabanında tutun. Temsilci ayrıca müşterilerin gönderdiği fotoğrafları ve sesli mesajları da anlar (WhatsApp, Telegram, Instagram, Messenger).

Otelinizin Bilgi Tabanını kurmak için:

1. Otelinizin ayrıntılarını içeren yapılandırılmış bir belge (PDF, TXT veya DOCX) oluşturun: çalışma saatleri, giriş/çıkış politikaları, havuz/spor salonu saatleri, otopark ve sanal turlara bağlantılar. Odalarınızı fiyat ve fotoğrafla, varsa PDF broşürlerinizi de Kataloğa koyun; böylece temsilci onları gönderebilir.
2. Dashboard → Knowledge Base sayfasına gidin.
3. Belgenizi yükleyin ve Save seçeneğine tıklayın.

---

Adım 4 — Temsilci Kişiliğini Ayarlayın#

Yapay zeka temsilcisinin talimatlarını premium bir otel asistanı gibi davranacak şekilde yapılandırın.

Dürüstlük ve Yetki Sınırı: Yapay zeka temsilci genel otel sorularını yanıtlar ve etkinlik geri aramalarını kaydeder. Bilgi Tabanındaki statik gerçeklerin ötesinde asla oda ödemelerini işlememeli veya gerçek zamanlı oda müsaitliğini onaylamamalıdır. Konukları ödemeler ve kesin gerçek zamanlı müsaitlik için her zaman resmi rezervasyon bağlantınıza veya personelinize yönlendirin.

1. Dashboard → AI Agent → AI Personality sayfasına gidin.
2. Hotel & Hospitality şablonundan başlayın (alternatif olarak Appointment Booking).
3. Sistem Yönergenizi (System Prompt) net idari sınırlarla belirleyin. Şablon [BRACKETED] köşeli parantezli boşluklar içerir (işletme adı, çalışma saatleri vb.) - her birini kendi bilgilerinizle değiştirin, çünkü panel doldurulmamış boşluk içeren bir yönergeyi kaydetmez.

Önerilen Sistem Yönergesi (System Prompt):

You are Jordan, a professional AI Assistant for Grand Resort. Your goal is to welcome guests, answer room and rate inquiries using the Knowledge Base, and guide them to our official booking portal.

Guidelines:

1. Answer administrative questions (room amenities, parking, check-in/out, spa hours) using the Knowledge Base.
2. When guests ask for room photos, send them from the catalog; share the exact booking URL from the Knowledge Base when they want to book.
3. You cannot process payments or check live room inventory. Always share the link or route the conversation to staff.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

---

Adım 5 — Takvimi Bağlayın#

Yapay zeka temsilcisinin bir danışmanlık, görüşme veya saha ziyaretini kendisi ayırtabilmesi için randevu sisteminizi bağlayın. Oda konaklamaları farklıdır: temsilci konuğun tarihlerini toplar ve rezervasyonu ekibinize devreder, çünkü oda envanterinizi görmez; bu yüzden takvimi odalar için değil, danışmanlık ve görüşmeler için kullanın.

1. Dashboard → Integrations → Calendar sayfasına gidin.
2. Google Calendar kartını açıp Connect Google seçeneğine tıklayın ya da Cal.com sekmesini açın. Google Calendar ve Cal.com her planda dahildir. İkisi de bağlıysa Google Calendar kullanılır. Kullandıkça öde planında takvim açıkken metin yanıtları 1 yerine 2 kredidir.
3. Hepsi bu kadar - yönergenize bir zamanlama bağlantısı eklemeniz gerekmez. Temsilci gerçek boş saatleri kendisi kontrol eder, sohbette sunar (danışmanlık veya görüşme saatleri, asla odalar değil), konuk evet dediğinde saati ayırtır ve konuğun yaklaşan randevularını listeleyebilir veya iptal edebilir.

Müşterinin WhatsApp'ta sohbet ederken yaptığı Google Calendar rezervasyonları için Waslo, işletmenizin dilinde 24 saat önce bir randevu hatırlatması gönderir — bir Waslo QR numarasından ya da Randevu hatırlatmaları şablonu onaylanmış resmi bir numaradan. Cal.com rezervasyonlarına hatırlatma gönderilmez.

---

Adım 6 — Sınıflandırın ve Aktarın#

Sıradan gezginleri yüksek değerli grup veya düğün taleplerinden ayırın.

1. Dashboard → AI Agent → Classification sayfasına gidin.
2. Booking Intent hazır ayarını seçin veya kendi kurallarınızı tanımlayın:
   • HOT: Konuk büyük bir etkinlik, düğün, grup rezervasyonu yapmak istiyor veya acil bir talebi var.
   • WARM: Konuk oda olanakları veya havuz saatleri hakkında genel sorular soruyor.
   • COLD: Selamlaşmalar veya spam.
   • Aşama adlarını değiştirmek size kalmış: her planda aşamaları kendi sözcüklerinizle yeniden adlandırabilirsiniz (2-5 aşama, ilki en sıcak olanıdır), örneğin "Rezervasyona hazır / Bilgi alıyor / Göz atıyor". Uyarılar en sıcak aşama için tetiklenir.

---

Adım 7 — Personel Bildirimlerini Yapılandırın#

Müşteri HOT olarak sınıflandırıldığında veya gerçek bir kişiyle konuşmak istediğinde personelinizin anında bilgilendirildiğinden emin olun.

1. Dashboard → Settings → Notifications sayfasına gidin.
2. Waslo üç bildirim hedefini destekler: Email, WhatsApp ve Telegram.
3. Tercih ettiğiniz sekmeyi (Email, WhatsApp veya Telegram) seçin ve alıcı bilgilerini yapılandırın.

WhatsApp ile uyarılar için bağlı bir Waslo QR numarası ya da hazır uyarı şablonu onaylanmış resmi bir WhatsApp numarası gerekir; Email ve Telegram bunsuz çalışır. 4. Değişiklikleri kaydederek, bir müşteri insan aktarımına hazır olduğunda anında bildirim almaya başlayın.

---

Sonuç — Sorunsuz Bir Müşteri Yolculuğu#

Yapılandırıldıktan sonra, müşteri etkileşimi tamamen otomatikleştirilmiş ve son derece profesyoneldir. İşte müşteri yolculuğunun bir önizlemesi:

Konuk: Merhaba, deluxe deniz manzaralı odanız var mı? Bir de çıkış saati nedir?

AI Agent (Jordan): Merhaba. Evet, kral yataklı, özel balkonlu ve tam okyanus manzaralı Deluxe Deniz Manzaralı Odalarımız mevcuttur. Standart çıkış saatimiz 11:00'dir. (Katalogdan Deluxe Deniz Manzaralı odanın fotoğrafını gecelik fiyatıyla gönderir) Sanal turumuza da göz atabilirsiniz: https://grand-resort.com/deluxe-tour.

Konuk: Harika! Gelecek ay evlilik yıldönümümüz için bu odayı rezerve etmek istiyorum. Ayrıca sahilde özel akşam yemekleri düzenliyor musunuz?

AI Agent (Jordan): Şimdiden mutlu yıldönümleri. Evet, özel sahil akşam yemekleri ve romantik etkinlikler konusunda uzmanız. Oda için tarihlerinizi not ettim, rezervasyon ekibimiz konaklamayı sizinle teyit edecek. Sahil yemeğinizi planlamak için etkinlik ekibimizle bir danışmanlık görüşmesi ayarlayabilirim. Salı 11:00 veya Çarşamba 15:00 boş - hangisi size uygun?

Konuk: Salı 11:00.

AI Agent (Jordan): Randevu ayarlandı: etkinlik danışmanlığı, Salı 11:00. Koordinatörümüz o saatte size ulaşacaktır.

Arka Planda Ne Oluyor:#

1. İdari Yanıt: Konuk, oda özellikleri ve çıkış saatleri hakkında anında, doğru ayrıntılar alır.
2. Fotoğraf Gönderildi: Temsilci oda fotoğrafını fiyatıyla Kataloğunuzdan gönderir, ayrıca Bilgi Tabanından sanal tur bağlantısını paylaşır.
3. Etkinlik Kalifikasyonu: Temsilci gerçek boş saatleri sunar ve konuğun seçtiği etkinlik danışmanlığını ayırtır.
4. Personel Uyarısı: Waslo konuğu HOT olarak sınıflandırır, yapay zeka temsilcisini askıya alır ve rezervasyon ekibini E-posta, WhatsApp veya Telegram üzerinden uyarır:
   • "HOT Müşteri Adayı Uyarısı: Jane Doe (+123456789) rezervasyon yapmaya hazır. Etkinlik: Sahilde Yıldönümü Yemeği. Danışmanlık ayarlandı: Salı 11:00."

---

Kılavuz Kurulum Kontrol Listesi#

Yayına almaya hazır mısınız? Bu kurulum adımlarının her birini tamamladığınızdan emin olun:

• Entegrasyonlar: WhatsApp aktif ve yeşil renkli Connected durumunda.
• Katalog: Odalarınız fiyat ve fotoğrafla eklendi, böylece temsilci onları gönderebilir.
• Bilgi Tabanı: Politikaları, olanakları ve sanal tur bağlantılarını içeren belgeler yüklendi.
• Yapay Zeka Talimatları: Yönerge, talimatları idari düzeyde tutacak ve canlı ödeme iddialarından kesinlikle kaçınacak şekilde yapılandırıldı.
• Takvim: Google Calendar veya Cal.com bağlandı - yönergede bağlantı gerekmez.
• Sınıflandırma: Booking Intent hazır ayarı etkinleştirildi.
• Bildirimler: HOT adaylar için E-posta, WhatsApp veya Telegram uyarıları etkinleştirildi.