Otel Kurulum Kılavuzu

Modern oteller, tatil köyleri ve kiralık yazlıklar için kusursuz bir konuk deneyimi sunmak ilk etkileşimden başlar. Konuklar oda fiyatları, havuz saatleri, çıkış politikaları ve otopark detayları hakkında anında yanıt beklerler.

Waslo ile WhatsApp numaranızı 7/24 konuk taleplerini karşılayan bir yapay zeka temsilcisine bağlayabilirsiniz. Bu kılavuz, WhatsApp'ı nasıl bağlayacağınızı, sanal turları nasıl paylaşacağınızı, düğün/etkinlik geri aramalarını nasıl planlayacağınızı ve uzun süreli konaklama veya grup rezervasyonları kişisel insan takibi gerektirdiğinde personeli anında nasıl bilgilendireceğinizi gösterir.

---

Ne İnşa Edeceksiniz

1. Çok Kanallı Kapsama: WhatsApp, Instagram, Telegram ve e-posta genelinde gelen mesajları yöneten tek bir yapay zeka beyni.
2. Anında SSS Yanıtları: Temsilci, özel Bilgi Tabanınızdan oda, fiyat ve politika sorularını anında yanıtlar.
3. Şeffaf Medya Paylaşımı: Temsilci olanakları tanımlar ve sanal oda turlarına veya rezervasyon portallarına doğrudan tıklanabilir bağlantılar paylaşır.
4. Takvim Entegrasyonu: Bir müşteri adayı kalifiye edildiğinde, temsilci Google Takvim veya Cal.com üzerinden geri aramalar veya fiziksel saha ziyaretleri planlar.
5. Personel Bildirimleri: Temsilci, yüksek değerli müşteri adaylarını otomatik olarak HOT olarak sınıflandırır ve personeli E-posta, WhatsApp veya Telegram üzerinden uyarır.

---

Adım 1 — WhatsApp'ı Bağlayın

İlk olarak, müşterilerinizin çoğunun size ulaşacağı birincil kanalı kuracağız. Waslo, WhatsApp Web'in çalışma şeklini yansıtan hızlı bir QR kodu bağlantı yöntemi kullanır.

1. Waslo Dashboard → Integrations → WhatsApp sayfasına gidin.
2. QR kodunu görüntülemek için Connect WhatsApp seçeneğine tıklayın.
3. Telefonunuzda WhatsApp'ı açın, Settings → Linked Devices → Link a Device bölümüne gidin ve ekrandaki QR kodunu tarayın.
4. Durumun Connected olarak değişmesi için birkaç saniye bekleyin.

---

Adım 2 — Daha Fazla Kanal Ekleyin (İsteğe Bağlı)

Popüler diğer mesajlaşma kanallarını tek bir gelen kutusunda birleştirerek müşterilerinize erişiminizi genişletebilirsiniz.

1. Dashboard → Integrations sayfasına gidin.
2. Channels Marketplace bölümüne kaydırın ve istediğiniz platformları seçin (örneğin Instagram DM, Telegram veya E-posta).
3. Her bir kanalı bağlamak için basit Meta OAuth veya bot belirteci (token) adımlarını izleyin.
4. Tüm mesajlar aynı birleşik Waslo gelen kutusuna yönlendirilecek ve aynı Bilgi Tabanını paylaşacaktır.

---

Adım 3 — Bilgi Tabanını Oluşturun

Yapay zeka temsilciniz, yüklediğiniz belgelere dayanarak oda, fiyat ve politika sorularını yanıtlar. Waslo'nun Bilgi Tabanı metin tabanlı olduğundan, temsilci sohbet içinde doğrudan oda görselleri göndermez. Bunun yerine oda galerilerine, resmi web sitesi listelerine veya sanal rezervasyon portallarına doğrudan tıklanabilir bağlantılar paylaşır.

Otelinizin Bilgi Tabanını kurmak için:

1. Otelinizin ayrıntılarını içeren yapılandırılmış bir belge (PDF, TXT veya DOCX) oluşturun: çalışma saatleri, oda kategorileri, giriş/çıkış politikaları, havuz/spor salonu saatleri, otopark ve sanal turlar için doğrudan Drive veya CDN bağlantıları.
2. Dashboard → Knowledge Base sayfasına gidin.
3. Belgenizi yükleyin ve Save seçeneğine tıklayın.

---

Adım 4 — Temsilci Kişiliğini Ayarlayın

Yapay zeka temsilcisinin talimatlarını premium bir otel asistanı gibi davranacak şekilde yapılandırın.

Dürüstlük ve Yetki Sınırı: Yapay zeka temsilci genel otel sorularını yanıtlar ve etkinlik geri aramalarını kaydeder. Bilgi Tabanındaki statik gerçeklerin ötesinde asla oda ödemelerini işlememeli veya gerçek zamanlı oda müsaitliğini onaylamamalıdır. Konukları ödemeler ve kesin gerçek zamanlı müsaitlik için her zaman resmi rezervasyon bağlantınıza veya personelinize yönlendirin.

1. Dashboard → AI Agent → AI Personality sayfasına gidin.
2. Hotel & Hospitality şablonundan başlayın (alternatif olarak Appointment Booking).
3. Sistem Yönergenizi (System Prompt) net idari sınırlarla belirleyin.

Önerilen Sistem Yönergesi (System Prompt):

You are Jordan, a professional AI Assistant for Grand Resort. Your goal is to welcome guests, answer room and rate inquiries using the Knowledge Base, and guide them to our official booking portal.

Guidelines:

1. Answer administrative questions (room amenities, parking, check-in/out, spa hours) using the Knowledge Base.
2. When guests ask for photos or to book, share the exact room gallery/booking URL from the Knowledge Base. Bold the link so they can click it.
3. You cannot process payments or check live room inventory. Always share the link or route the conversation to staff.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

---

Adım 5 — Takvimi Bağlayın

Yapay zeka temsilcisinin bir geri arama veya saha ziyareti rezervasyon bağlantısı paylaşabilmesi için randevu sisteminizi bağlayın.

1. Dashboard → Integrations → Calendar sayfasına gidin.
2. Google Takvim'i veya Cal.com'u bağlayın.
3. Yönergenizde temsilciye bu planlama bağlantısını paylaşma yetkisi verin:
   • "Saha turu veya etkinlik danışmanlığı rezervasyonu yapmak için buradan planlayın: https://cal.com/grand-resort/site-tour"

Waslo, planlanan randevudan 24 saat önce müşteriye otomatik olarak samimi bir hatırlatma mesajı gönderecektir.

---

Adım 6 — Sınıflandırın ve Aktarın

Sıradan gezginleri yüksek değerli grup veya düğün taleplerinden ayırın.

1. Dashboard → AI Agent → Classification sayfasına gidin.
2. Booking Intent hazır ayarını seçin veya kendi kurallarınızı tanımlayın:
   • HOT: Konuk büyük bir etkinlik, düğün, grup rezervasyonu yapmak istiyor veya acil bir talebi var.
   • WARM: Konuk oda olanakları veya havuz saatleri hakkında genel sorular soruyor.
   • COLD: Selamlaşmalar veya spam.

---

Adım 7 — Personel Bildirimlerini Yapılandırın

Müşteri HOT olarak sınıflandırıldığında veya gerçek bir kişiyle konuşmak istediğinde personelinizin anında bilgilendirildiğinden emin olun.

1. Dashboard → Settings → Notifications sayfasına gidin.
2. Waslo üç bildirim hedefini destekler: Email, WhatsApp ve Telegram.
3. Tercih ettiğiniz sekmeyi (Email, WhatsApp veya Telegram) seçin ve alıcı bilgilerini yapılandırın.
4. Değişiklikleri kaydederek, bir müşteri insan aktarımına hazır olduğunda anında bildirim almaya başlayın.

---

Sonuç — Sorunsuz Bir Müşteri Yolculuğu

Yapılandırıldıktan sonra, müşteri etkileşimi tamamen otomatikleştirilmiş ve son derece profesyoneldir. İşte müşteri yolculuğunun bir önizlemesi:

Konuk: Merhaba, deluxe deniz manzaralı odanız var mı? Bir de çıkış saati nedir?

AI Agent (Jordan): Merhaba. Evet, kral yataklı, özel balkonlu ve tam okyanus manzaralı Deluxe Deniz Manzaralı Odalarımız mevcuttur. Standart çıkış saatimiz 11:00'dir. Deluxe oda fotoğraflarımızı ve sanal turumuzu buradan inceleyebilirsiniz: https://grand-resort.com/deluxe-tour.

Konuk: Harika! Gelecek ay evlilik yıldönümümüz için bu odayı rezerve etmek istiyorum. Ayrıca sahilde özel akşam yemekleri düzenliyor musunuz?

AI Agent (Jordan): Şimdiden mutlu yıldönümleri. Evet, özel sahil akşam yemekleri ve romantik etkinlikler konusunda uzmanız. Sahil yemeğinizi planlamak ve yıldönümü rezervasyonunuzu tamamlamak için etkinlik ekibimizle doğrudan bir görüşme planlayabilirsiniz: https://cal.com/grand-resort/site-tour. Planlama yapıldığında koordinatörümüz size ulaşacaktır.

Arka Planda Ne Oluyor:

1. İdari Yanıt: Konuk, oda özellikleri ve çıkış saatleri hakkında anında, doğru ayrıntılar alır.
2. Galeri Bağlantısı Paylaşıldı: Konuk, oda fotoğraflarını görüntülemek için tıklanabilir bir bağlantı alır.
3. Etkinlik Kalifikasyonu: Konuk, özel akşam yemeği etkinlikleri için Cal.com'a yönlendirilir.
4. Personel Uyarısı: Waslo konuğu HOT olarak sınıflandırır, yapay zeka temsilcisini askıya alır ve rezervasyon ekibini E-posta, WhatsApp veya Telegram üzerinden uyarır:
   • "HOT Müşteri Adayı Uyarısı: Jane Doe (+123456789) rezervasyon yapmaya hazır. Etkinlik: Sahilde Yıldönümü Yemeği. Takvim bağlantısı paylaşıldı."

---

Kılavuz Kurulum Kontrol Listesi

Yayına almaya hazır mısınız? Bu kurulum adımlarının her birini tamamladığınızdan emin olun:

• Entegrasyonlar: WhatsApp aktif ve yeşil renkli Connected durumunda.
• Bilgi Tabanı: Oda açıklamalarını, olanakları ve Drive/CDN bağlantılarını içeren belgeler yüklendi.
• Yapay Zeka Talimatları: Yönerge, talimatları idari düzeyde tutacak ve canlı ödeme iddialarından kesinlikle kaçınacak şekilde yapılandırıldı.
• Takvim: Randevu planlama bağlantınız bağlandı.
• Sınıflandırma: Booking Intent hazır ayarı etkinleştirildi.
• Bildirimler: HOT adaylar için E-posta, WhatsApp veya Telegram uyarıları etkinleştirildi.