Klinik Kurulum Kılavuzu

Modern tıp klinikleri, diş klinikleri ve sağlıklı yaşam merkezleri için hasta sorularını verimli bir şekilde yönetmek çok önemlidir. Hastalar çalışma saatleri, tedavi maliyetleri, doktor müsaitliği ve kabul edilen sigortalar hakkında hızlı yanıtlar beklerler.

Waslo ile WhatsApp numaranızı (ve diğer iletişim kanallarınızı), hasta sorularını 7/24 yanıtlayan özel bir yapay zeka temsilcisine bağlayabilirsiniz. Bu kurulum kılavuzu, hasta sorularını yanıtlayan, fiyat listenizi gönderen, randevu planlayan ve rezervasyon niyetleri veya acil durumlar hakkında klinik personelinizi anında bilgilendiren eksiksiz ve otomatik bir klinik kurulumunu nasıl yapılandıracağınızı adım adım gösterir.

---

Ne İnşa Edeceksiniz#

Bu kılavuzu takip ederek, iletişim kanallarınızda çalışan birleşik bir klinik yapay zeka asistanını yayına alacaksınız:

1. Çok Kanallı Kapsama: WhatsApp, Instagram, Telegram ve Outlook e-postası genelinde gelen mesajları yöneten tek bir yapay zeka beyni.
2. Anında Hasta SSS Yanıtları: Yapay zeka temsilcisi, kliniğinizin özel Bilgi Tabanını kullanarak hasta sorularını anında yanıtlar.
3. Şeffaf Yetenek Paylaşımı: Temsilci, çalışma saatlerini, konumları, doktorları ve sigorta ayrıntılarını Bilgi Tabanınızdan okur, Kataloğunuzdaki PDF fiyat listesini doğrudan sohbette gönderir ve kayıt formunuza veya konum haritanıza tıklanabilir bağlantılar paylaşır.
4. Takvim Entegrasyonu: Temsilci, Google Calendar veya Cal.com üzerindeki gerçek boş saatleri kontrol eder, sohbette sunar ve hastanın seçtiği saati ayırtır.
5. Personel Bildirimleri ve Aktarım: Temsilci, randevu almak isteyen hastaları otomatik olarak HOT (Sıcak) olarak sınıflandırır ve klinik personelinizi E-posta, WhatsApp veya Telegram üzerinden anında bilgilendirir.
6. Randevu Hatırlatıcıları: WhatsApp üzerinden yapılan Google Calendar rezervasyonları için Waslo, randevudan 24 saat önce hastaya bir hatırlatma gönderir.

---

Adım 1 — WhatsApp'ı Bağlayın#

İlk olarak, hastalarınızın çoğunun size ulaşacağı birincil kanalı kuracağız. Waslo, WhatsApp Web'in çalışma şeklini yansıtan hızlı bir QR kodu bağlantı yöntemi kullanır.

1. Waslo Dashboard → Integrations → WhatsApp sayfasına gidin.
2. QR kodunu görüntülemek için Connect WhatsApp seçeneğine tıklayın.
3. Telefonunuzda WhatsApp'ı açın, Settings → Linked Devices → Link a Device bölümüne gidin ve ekrandaki QR kodunu tarayın.
4. Durumun Connected olarak değişmesi için birkaç saniye bekleyin.

---

Adım 2 — Daha Fazla Kanal Ekleyin (İsteğe Bağlı)#

Kliniğinizin hastalara erişimini, popüler diğer mesajlaşma kanallarını tek bir gelen kutusunda birleştirerek genişletebilirsiniz.

1. Dashboard → Integrations sayfasına gidin.
2. Channels Marketplace bölümüne kaydırın ve istediğiniz platformları seçin (örneğin Instagram DM, Telegram veya Outlook e-postası).
3. Her bir kanalı bağlamak için basit Meta OAuth veya bot belirteci (token) adımlarını izleyin.
4. Tüm mesajlar aynı birleşik Waslo gelen kutusuna yönlendirilecek ve aynı Bilgi Tabanını paylaşacaktır.

---

Adım 3 — Bilgi Tabanını Oluşturun#

Yapay zeka temsilciniz, yüklediğiniz özel belgelere dayanarak hasta sorularını yanıtlar. Bilgi Tabanı, temsilcinin okuduğu metindir - ondan bir dosyayı kendisi gönderemez, ancak bir belgeye yazdığınız bağlantılar (kayıt formu, konum haritası) bağlantı olarak paylaşılır. Temsilcinin sohbette bir PDF fiyat listesi göndermesi için onu Ürün Kataloğunuza broşür (brochure) olarak ekleyin (Dashboard → Catalog, her planda; ayrıca bir mağaza da bağlayabilirsiniz - Shopify, Salla, Zid veya ikas). Fiyatı ve fotoğrafı olan tedaviler de Kataloğa girer; bir öğe ikisinde de varsa katalog fiyatı Bilgi Tabanının önüne geçer. Çalışma saatlerini, adresi, yol tarifini, doktorları ve sigortaları Bilgi Tabanında tutun. Temsilci ayrıca müşterilerin gönderdiği fotoğrafları ve sesli mesajları da anlar (WhatsApp, Telegram, Instagram, Messenger).

Kliniğinizin Bilgi Tabanını kurmak için:

1. Klinik ayrıntılarınızı içeren yapılandırılmış bir belge (PDF, TXT veya DOCX) oluşturun:
   • Genel Bilgiler: Çalışma saatleri, adres, yol tarifleri, kabul edilen sigorta sağlayıcıları.
   • Hizmetler ve Tedaviler: Diş temizliği, tıbbi konsültasyonlar, fizik tedavi, cilt bakımları vb. (Fiyatı ve fotoğrafı olan tedaviler Kataloğa da girebilir.)
   • Doktor Profilleri: Doktor isimleri, uzmanlıkları ve genel müsaitlik durumları.
   • Bağlantılar: Hasta kayıt formunuza veya Google Haritalar konumunuza doğrudan bir bağlantı. (PDF fiyat listesini bunun yerine Kataloğa koyun; böylece temsilci onu dosya olarak gönderebilir.)
2. Dashboard → Knowledge Base sayfasına gidin.
3. Belgenizi yükleme alanına sürükleyip bırakın ve Save seçeneğine tıklayın.

---

Adım 4 — Temsilci Kişiliğini Ayarlayın#

Şimdi, yapay zeka temsilcisinin kişiliğini ve talimatlarını uzman bir klinik resepsiyonisti gibi davranacak şekilde yapılandırın.

Tıbbi Yetki Sınırı: Yapay zeka temsilcisi, genel klinik SSS'lerini yanıtlamak ve randevuları planlamak gibi idari görevleri yerine getirmek üzere tasarlanmıştır. Asla tıbbi teşhis koymamalı, semptomları değerlendirmemeli veya tedavi önermemelidir. Tıbbi tavsiye için hastaları her zaman klinik personeline veya acil servise yönlendirin.

1. Dashboard → AI Agent → AI Personality sayfasına gidin.
2. Clinic / Medical şablonunu seçin.
3. İdari talimatlar içeren net bir System Prompt (Sistem Yönergesi) hazırlayın. Şablon [BRACKETED] köşeli parantezli boşluklar içerir (işletme adı, çalışma saatleri vb.) - her birini kendi bilgilerinizle değiştirin, çünkü panel doldurulmamış boşluk içeren bir yönergeyi kaydetmez.

Önerilen Sistem Yönergesi (System Prompt):

You are Jordan, a professional AI Receptionist for HealthCare Medical Center. Your goal is to welcome patients, answer general inquiries using the Knowledge Base, and guide them to book an appointment.

Guidelines:
1. You answer administrative questions (services, hours, doctors, insurance, address) using the Knowledge Base.
2. Share the exact links from the Knowledge Base when patients ask for the intake form or location map, and send the price list from the catalog when they ask for it.
3. You are NOT a doctor. You must never provide medical diagnoses, treatment advice, or symptom assessments. If a patient asks a medical question, politely explain that you are an administrative assistant and recommend scheduling a visit or consulting our medical team.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

---

Adım 5 — Takvimi Bağlayın#

Hasta randevu almaya hazır olduğunda yapay zeka temsilcisinin randevuyu kendisi ayırtabilmesi için randevu sisteminizi entegre edin.

1. Dashboard → Integrations → Calendar sayfasına gidin.
2. Google Calendar kartını açıp Connect Google seçeneğine tıklayın ya da Cal.com sekmesini açın. Google Calendar ve Cal.com her planda dahildir. İkisi de bağlıysa Google Calendar kullanılır. Kullandıkça öde planında takvim açıkken metin yanıtları 1 yerine 2 kredidir.
3. Hepsi bu kadar - isteminize bir planlama bağlantısı eklemeniz gerekmez. Temsilci gerçek boş saatleri kendisi kontrol eder, sohbette sunar, müşteri evet dediğinde saati ayırtır ve müşterinin yaklaşan randevularını listeleyebilir veya iptal edebilir.
4. Hastanın WhatsApp'ta sohbet ederken yaptığı Google Calendar rezervasyonları için Waslo, kliniğinizin dilinde 24 saat önce bir randevu hatırlatması gönderir — bir Waslo QR numarasından ya da Randevu hatırlatmaları şablonu onaylanmış resmi bir numaradan. Cal.com rezervasyonlarına hatırlatma gönderilmez.

---

Adım 6 — Hastaları Sınıflandırın ve Aktarın#

Waslo'nun otomatik sınıflandırma sistemi, idari soruları randevu almaya hazır olan veya acil talepleri olan hastalardan ayırır ve onları doğrudan resepsiyon personelinize yönlendirir.

1. Dashboard → AI Agent → Classification sayfasına gidin.
2. Booking Intent veya Support Priority hazır ayarlarından birini seçin ya da kendi kurallarınızı tanımlayın:
   • HOT: Hasta hemen randevu almak istiyor, rezervasyonla ilgili bir sorusu var veya acil bir idari talebi var.
   • WARM: Hasta hizmetler, doktorlar veya fiyatlar hakkında genel sorular soruyor.
   • COLD: Selamlaşmalar veya spam mesajlar.
   • Aşama adlarını değiştirmek size kalmış: her planda aşamaları kendi sözcüklerinizle yeniden adlandırabilirsiniz (2-5 aşama, ilki en sıcak olanıdır), örneğin "Randevuya hazır / Soruyor / Selamlaşma". Uyarılar en sıcak aşama için tetiklenir.

---

Adım 7 — Personel Bildirimlerini Yapılandırın#

Klinik personelinizin, bir hasta HOT olarak sınıflandırıldığı veya gerçek bir kişiyle konuşmak istediği anda bilgilendirildiğinden emin olun.

1. Dashboard → Settings → Notifications sayfasına gidin.
2. Waslo üç bildirim hedefini destekler: Email, WhatsApp ve Telegram.
3. Tercih ettiğiniz sekmeyi (Email, WhatsApp veya Telegram) seçin ve alıcı bilgilerini yapılandırın.

WhatsApp ile uyarılar için bağlı bir Waslo QR numarası ya da hazır uyarı şablonu onaylanmış resmi bir WhatsApp numarası gerekir; Email ve Telegram bunsuz çalışır. 4. Değişiklikleri kaydederek, bir hasta insan aktarımına hazır olduğunda anında bildirim almaya başlayın.

---

Sonuç — Sorunsuz Bir Hasta Yolculuğu#

Yapılandırıldıktan sonra, hasta etkileşimi tamamen otomatikleştirilmiş ve son derece profesyoneldir. İşte hasta yolculuğunun bir önizlemesi:

Hasta: Merhaba, kliniğinizde kardiyoloji uzmanı var mı?

Jordan (Yapay Zeka Temsilcisi): Merhaba. Evet, kliniğimizde iki kardiyoloji uzmanımız bulunmaktadır: Dr. Sarah Jenkins ve Dr. David Miller. Dr. Jenkins Pazartesi ve Çarşamba günleri, Dr. Miller ise Salı ve Perşembe günleri müsaittir. Bir konsültasyon planlamak ister misiniz?

Hasta: Evet, lütfen. Konsültasyon ücreti ne kadar? Bir de Aetna sigortasını kabul ediyor musunuz?

Jordan (Yapay Zeka Temsilcisi): Kardiyolog konsültasyon ücreti 150$'dır. Evet, Aetna sigortasını ve diğer birkaç büyük sigorta sağlayıcısını kabul ediyoruz. Tam PDF fiyat listemizi şimdi gönderiyorum. (Katalogdaki PDF fiyat listesini gönderir)

Hasta: Harika, gelecek Pazartesi günü Dr. Jenkins ile bir randevu ayarlamak istiyorum.

Jordan (Yapay Zeka Temsilcisi): Mükemmel. Dr. Jenkins ile Pazartesi 10:00 veya 14:30 boş - hangisi size uygun?

Hasta: 14:30, lütfen.

Jordan (Yapay Zeka Temsilcisi): Randevu ayarlandı: Pazartesi 14:30, Dr. Jenkins.

Arka Planda Ne Oluyor:#

1. İdari Yanıt: Hasta, klinik doktorları, ücretler ve sigorta hakkında anında ve doğru bilgi alır.
2. Dosya Gönderimi: Temsilci, PDF fiyat listesini Kataloğunuzdan doğrudan sohbette gönderir.
3. Takvim İşlemi: Temsilci gerçek boş saatleri sunar ve hastanın seçtiği saati ayırtır.
4. Personel Uyarısı: Waslo hastayı HOT olarak sınıflandırır, bu konuşma için yapay zeka temsilcisini askıya alır ve resepsiyon personelinize E-posta, WhatsApp veya Telegram üzerinden anında bir uyarı gönderir:
   • "HOT Hasta Uyarısı: Jane Doe (+123456789) rezervasyon yapmaya hazır. Doktor: Dr. Jenkins, Uzmanlık: Kardiyoloji, Sigorta: Aetna. Randevu ayarlandı: Pazartesi 14:30."
5. Randevu Öncesi Hatırlatma: Randevu Google Calendar'daysa ve WhatsApp üzerinden alındıysa, Waslo hastaya 24 saat önce randevunun başlığını ve saatini içeren bir hatırlatma gönderir. Cal.com ile yapılan rezervasyonlara hatırlatma gönderilmez.

---

Kılavuz Kurulum Kontrol Listesi#

Yayına almaya hazır mısınız? Bu kurulum adımlarının her birini tamamladığınızdan emin olun:

• Entegrasyonlar: WhatsApp aktif ve yeşil renkli Connected durumunda.
• Bilgi Tabanı: Çalışma saatlerini, hizmetleri, doktorları, sigortaları ile kayıt formu ve konum haritası bağlantılarını içeren belgeler yüklendi.
• Yapay Zeka Talimatları: Klinik / Medikal şablonu yapılandırıldı, talimatlar idari düzeyde tutuldu ve tıbbi tavsiye veya teşhislerden kesinlikle kaçınıldı.
• Katalog: PDF fiyat listeniz (ve fiyatı ile fotoğrafı olan tedaviler) eklendi, böylece temsilci onları gönderebilir.
• Takvim: Google Calendar veya Cal.com bağlandı - isteminizde bağlantı gerekmez.
• Sınıflandırma: Booking Intent hazır ayarı etkinleştirildi.
• Bildirimler: Settings → Notifications bölümünde HOT adaylar için E-posta, WhatsApp veya Telegram uyarıları etkinleştirildi.