دليل إعداد الفنادق والضيافة

بالنسبة للفنادق والمنتجعات الحديثة، فإن تقديم تجربة نزيل مثالية يبدأ من التفاعل الأول. يتطلب النزلاء إجابات فورية حول أسعار الغرف، وساعات المسبح، وسياسات المغادرة، وتفاصيل المواقف.

مع Waslo، يمكنك ربط رقم WhatsApp الخاص بك بوكيل ذكاء اصطناعي يتولى استفسارات النزلاء على مدار الساعة. يوضح لك هذا الدليل كيفية ربط WhatsApp، ومشاركة الجولات الافتراضية، وجدولة مكالمات الفعاليات، وتنبيه الموظفين على الفور عندما يتطلب حجز المجموعات أو الإقامات الطويلة متابعة بشرية شخصية.

---

ما الذي ستقوم ببنائه#

1. تغطية قنوات متعددة: عقل ذكاء اصطناعي واحد يدير الرسائل الواردة عبر WhatsApp و Instagram و Telegram وبريد Outlook.
2. إجابات فورية للأسئلة الشائعة: يجيب العميل على أسئلة الغرف والأسعار والسياسات فورًا من قاعدة المعرفة المخصصة.
3. الغرف في الكتالوج: يرسل الوكيل صور الغرف مع السعر والنشرات التعريفية PDF داخل المحادثة مباشرة، ويشارك روابط قابلة للنقر إلى الجولات الافتراضية أو بوابات الحجز من قاعدة المعرفة.
4. ربط التقويم: بمجرد تأهيل العميل، يعرض الوكيل مواعيد متاحة فعلية لمكالمات المتابعة أو جولات الموقع على Google Calendar أو Cal.com ويحجز الموعد الذي يختاره الضيف.
5. إشعارات الموظفين: يصنف العميل تلقائيًا العملاء ذوي الأهمية العالية كـ HOT وينبه الموظفين عبر Email أو WhatsApp أو Telegram.

---

الخطوة 1 — ربط WhatsApp#

أولاً، سنقوم بإنشاء القناة الأساسية التي سيتواصل معك معظم عملائك من خلالها. تستخدم Waslo طريقة ربط سريعة برمز QR تشبه WhatsApp Web.

1. انتقل إلى Waslo Dashboard → Integrations → WhatsApp.
2. انقر فوق Connect WhatsApp لعرض رمز QR.
3. افتح تطبيق WhatsApp على هاتفك، وانتقل إلى Settings → Linked Devices → Link a Device، وامسح رمز QR.
4. انتظر بضع ثوانٍ حتى تتغير الحالة إلى Connected.

---

الخطوة 2 — إضافة قنوات أخرى (اختياري)#

يمكنك توسيع نطاق وصولك إلى العملاء من خلال ربط قنوات المراسلة الشهيرة الأخرى تحت صندوق وارد واحد موحد.

1. انتقل إلى Dashboard → Integrations.
2. مرر لأسفل إلى Channels Marketplace واختر المنصات التي تريدها (مثل Instagram DM، أو Telegram، أو بريد Outlook).
3. اتبع مطالبات Meta OAuth البسيطة أو مطالبات رمز البوت لربط كل قناة.
4. ستنتقل جميع الرسائل إلى نفس صندوق وارد Waslo الموحد وتتشارك نفس قاعدة المعرفة.

---

الخطوة 3 — بناء قاعدة المعرفة#

يجيب وكيل الذكاء الاصطناعي الخاص بك على أسئلة الغرف والأسعار والسياسات باستخدام المستندات التي تقوم برفعها. قاعدة المعرفة نصوص يقرأها الوكيل - فهو لا يستطيع إرسال ملف منها بنفسه، لكن الروابط المكتوبة فيها (جولات افتراضية، بوابة حجز) تُشارَك كروابط. ولكي يرسل الوكيل صور الغرف مع السعر والنشرات التعريفية PDF داخل المحادثة، أضفها إلى كتالوج المنتجات (Dashboard → Catalog، في كل الباقات؛ ويمكنك أيضاً ربط متجر - Shopify أو Salla أو Zid أو ikas). سعر الكتالوج يتقدّم على قاعدة المعرفة إذا وردت الغرفة في الاثنين. أبقِ السياسات وأوقات العمل ووسائل الراحة في قاعدة المعرفة. كما يفهم الوكيل الصور والرسائل الصوتية التي يرسلها العملاء (WhatsApp وTelegram وInstagram وMessenger).

لإعداد قاعدة المعرفة لفندقك:

1. قم بإنشاء مستند منظم (PDF أو TXT أو DOCX) يحتوي على تفاصيل فندقك: أوقات العمل، سياسات الدخول والمغادرة، مواعيد المسبح والنادي الصحي، المواقف، وروابط الجولات الافتراضية. ضع غرفك مع الأسعار والصور، وأي نشرات PDF، في الكتالوج بدلًا من ذلك ليتمكن الوكيل من إرسالها.
2. انتقل إلى Dashboard → Knowledge Base.
3. قم برفع مستندك وانقر على Save.

---

الخطوة 4 — ضبط شخصية العميل#

قم بتهيئة تعليمات وكيل الذكاء الاصطناعي ليتصرف كمساعد فندق متميز.

حدود الأمان والمصداقية: يجيب وكيل الذكاء الاصطناعي على استفسارات الفندق العامة ويسجل طلبات حجز الفعاليات. يجب ألا يقوم أبدًا بمعالجة مدفوعات الغرف أو تأكيد توافر الغرف الفعلي بالوقت الحقيقي خارج الحقائق الثابتة في قاعدة المعرفة. قم دائمًا بتوجيه النزلاء إلى رابط الحجز الرسمي الخاص بك أو للموظفين للمدفوعات والتوافر الفعلي.

1. انتقل إلى Dashboard → AI Agent → AI Personality.
2. ابدأ من قالب Hotel & Hospitality (أو قالب Appointment Booking كبديل).
3. قم بضبط الـ System Prompt (التوجيه البرمجي) الخاص بك بحدود إدارية واضحة. يحتوي القالب على فراغات بين أقواس مربعة [BRACKETED] (اسم النشاط وأوقات العمل وغيرها) - استبدل كل فراغ منها ببياناتك، لأن لوحة التحكم لا تحفظ توجيهًا يحتوي على فراغات غير مملوءة.

التوجيه البرمجي الموصى به (System Prompt):

You are Jordan, a professional AI Assistant for Grand Resort. Your goal is to welcome guests, answer room and rate inquiries using the Knowledge Base, and guide them to our official booking portal.

Guidelines:

1. Answer administrative questions (room amenities, parking, check-in/out, spa hours) using the Knowledge Base.
2. When guests ask for room photos, send them from the catalog; share the exact booking URL from the Knowledge Base when they want to book.
3. You cannot process payments or check live room inventory. Always share the link or route the conversation to staff.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

---

الخطوة 5 — ربط التقويم#

قم بربط نظام الجدولة الخاص بك حتى يتمكن الوكيل من حجز استشارة أو مكالمة أو زيارة موقع بنفسه. أما إقامات الغرف فمختلفة: يجمع الوكيل تواريخ الضيف ويسلّم الحجز إلى فريقك، لأنه لا يرى مخزون غرفك؛ لذا خصّص التقويم للاستشارات والمكالمات لا للغرف.

1. انتقل إلى Dashboard → Integrations → Calendar.
2. افتح بطاقة Google Calendar وانقر Connect Google، أو افتح تبويب Cal.com. Google Calendar وCal.com كلاهما مشمول في كل الباقات. إذا كان الاثنان متصلين، يُستخدم Google Calendar. وفي الدفع حسب الاستخدام يكلّف الرد النصي رصيدين بدل رصيد واحد ما دام التقويم مفعّلاً.
3. هذا كل شيء - لا حاجة إلى رابط جدولة في التوجيه. يتحقق الوكيل بنفسه من المواعيد الفعلية المتاحة، ويعرضها في المحادثة (مواعيد استشارات أو مكالمات، وليست غرفاً أبداً)، ويحجز الموعد بعد أن يوافق الضيف، ويمكنه عرض مواعيد الضيف القادمة أو إلغاؤها.

لحجوزات Google Calendar التي يجريها العميل أثناء المحادثة على WhatsApp، يرسل Waslo تذكيرًا قبل الموعد بـ 24 ساعة بلغة نشاطك التجاري — من رقم Waslo QR، أو من رقم رسمي بعد الموافقة على قالب تذكير المواعيد الخاص به. حجوزات Cal.com لا يُرسل لها تذكير.

---

الخطوة 6 — تصنيف وتمرير العملاء الجادين#

افصل بين المسافرين العاديين وبين استفسارات المجموعات وحفلات الزفاف ذات القيمة العالية.

1. انتقل إلى Dashboard → AI Agent → Classification.
2. اختر إعداد Booking Intent المسبق، أو حدد قواعدك الخاصة:
   • HOT: النزيل يريد حجز فعالية كبيرة، حفل زفاف، حجز مجموعات، أو لديه استفسار عاجل.
   • WARM: النزيل يسأل أسئلة عامة حول وسائل راحة الغرف أو مواعيد المسبح.
   • COLD: التحيات العادية أو الرسائل غير الرجوب فيها.
   • أسماء المراحل لك أن تغيّرها: في أي خطة يمكنك إعادة تسمية المراحل بكلماتك (من 2 إلى 5 مراحل، والأولى هي الأسخن)، مثلًا "جاهز للحجز / يستفسر / يتصفح". تُرسل التنبيهات للمرحلة الأسخن.

---

الخطوة 7 — إعداد تنبيهات الموظفين#

تأكد من إشعار موظفيك في اللحظة التي يتم فيها تصنيف العميل على أنه HOT أو يطلب التحدث مع شخص حقيقي.

1. انتقل إلى Dashboard → Settings → Notifications.
2. تدعم Waslo ثلاثة وجهات للإشعارات: Email، و WhatsApp، و Telegram.
3. اختر علامة التبويب المفضلة لديك (البريد الإلكتروني، أو WhatsApp، أو Telegram) وقم بتهيئة تفاصيل المستلم.

تحتاج التنبيهات عبر WhatsApp إلى رقم Waslo QR متصل، أو رقم WhatsApp رسمي تمت الموافقة على قالب التنبيه الجاهز الخاص به؛ أما Email وTelegram فتعملان بدونه. 4. احفظ تغييراتك لتلقي تنبيهات فورية عندما يكون العميل جاهزًا للتمرير للبشر.

---

النتيجة — رحلة عميل سلسة وميسرة#

بمجرد التهيئة، ستكون تفاعلات العملاء مؤتمتة بالكامل واحترافية للغاية. إليك معاينة لرحلة العميل:

النزيل: مرحبًا، هل تتوفر لديكم غرف فاخرة مطلة على البحر؟ وما هو وقت تسجيل المغادرة؟

AI Agent (Jordan): مرحبًا بك. نعم، لدينا غرف فاخرة مطلة على البحر تحتوي على أسرّة كينج، وشرفات خاصة، وإطلالات كاملة على المحيط. وقت المغادرة القياسي لدينا هو الساعة 11:00 صباحًا. (يرسل صورة الغرفة الفاخرة المطلة على البحر مع سعر الليلة من الكتالوج) ويمكنك أيضًا الاطلاع على الجولة الافتراضية: https://grand-resort.com/deluxe-tour.

النزيل: ممتاز! أود حجز هذه الغرفة لذكرى زواجي الشهر القادم. وأيضًا، هل تنظمون عشاءً خاصًا على الشاطئ؟

AI Agent (Jordan): ذكرى زواج سعيدة مقدمًا. نعم، نحن متخصصون في وجبات العشاء الخاصة على الشاطئ والفعاليات الرومانسية. سجّلتُ تواريخك للغرفة، وسيؤكد لك فريق الحجوزات الإقامة. وللتخطيط لعشاء الشاطئ الخاص بك، يمكنني حجز مكالمة استشارية مع فريق الفعاليات لدينا. لدي يوم الثلاثاء الساعة 11:00 أو يوم الأربعاء الساعة 15:00 - أيهما يناسبك؟

النزيل: الثلاثاء 11:00.

AI Agent (Jordan): تم الحجز: استشارة الفعاليات يوم الثلاثاء الساعة 11:00. سيتواصل منسقنا معك في ذلك الموعد.

ما يحدث خلف الكواليس:#

1. إجابة إدارية: يتلقى النزيل تفاصيل فورية ودقيقة عن ميزات الغرفة وأوقات المغادرة.
2. إرسال الصورة: يرسل الوكيل صورة الغرفة مع سعرها من الكتالوج، إضافةً إلى رابط الجولة الافتراضية من قاعدة المعرفة.
3. تأهيل الفعاليات: يعرض الوكيل مواعيد متاحة فعلية ويحجز استشارة الفعاليات التي يختارها النزيل.
4. تنبيه الموظفين: يصنف Waslo النزيل كـ HOT، وينبه فريق الحجوزات عبر Email أو WhatsApp أو Telegram:
   • "تنبيه عميل HOT: جين دو (+123456789) جاهزة للحجز. الفعالية: عشاء رومانسي على الشاطئ. تم حجز الاستشارة: الثلاثاء 11:00."

---

قائمة مراجعة الإعداد#

جاهز للنشر؟ تأكد من إكمال كل خطوة من خطوات الإعداد التالية:

• الربط وقنوات التواصل: تطبيق WhatsApp نشط ويظهر باللون الأخضر بحالة Connected.
• الكتالوج: تمت إضافة غرفك مع السعر والصورة ليتمكن الوكيل من إرسالها.
• قاعدة المعرفة: تم رفع المستندات التي تحتوي على السياسات ووسائل الراحة وروابط الجولات الافتراضية.
• توجيهات الذكاء الاصطناعي: تم تهيئة التوجيه البرمجي مع إبقاء التعليمات إدارية وتجنب تقديم ادعاءات الدفع التلقائي تمامًا.
• التقويم: تم ربط Google Calendar أو Cal.com - لا حاجة إلى رابط في التوجيه.
• التصنيف: تم تفعيل الإعداد المسبق Booking Intent.
• الإشعارات والتنبيهات: تم تفعيل التنبيهات عبر Email أو WhatsApp أو Telegram للعملاء HOT.