دليل إعداد العيادات والمراكز الطبية

بالنسبة للعيادات الطبية الحديثة، وعيادات الأسنان، ومراكز العناية والصحة، فإن إدارة استفسارات المرضى بكفاءة تعد أمرًا ضروريًا. يتوقع المرضى الحصول على إجابات سريعة بشأن أوقات العمل، وتكاليف العلاج، وتوفر الأطباء، وجهات التأمين المقبولة.

مع Waslo، يمكنك ربط رقم WhatsApp الخاص بك (وقنوات التواصل الأخرى) بعميل ذكاء اصطناعي مخصص يجيب على أسئلة المرضى على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. يوجهك هذا الدليل خطوة بخطوة لتهيئة نظام مؤتمت بالكامل لعيادتك يقوم بـ الإجابة على استفسارات المرضى، ومشاركة روابط معلوماتية مفيدة، وجدولة المواعيد، وإرسال إشعارات فورية لطاقم عمل العيادة عند وجود رغبة في الحجز أو استفسارات عاجلة.

---

ما الذي ستقوم ببنائه

باتباع هذا الدليل، ستقوم بنشر مساعد ذكاء اصطناعي موحد لعيادتك عبر قنوات التواصل الخاصة بك:

1. تغطية قنوات متعددة: عقل ذكاء اصطناعي واحد يدير الرسائل الواردة عبر WhatsApp و Instagram و Telegram والبريد الإلكتروني.
2. إجابة فورية على الأسئلة الشائعة للمرضى: يجيب العميل على أسئلة المرضى على الفور باستخدام قاعدة المعرفة المخصصة لعيادتك.
3. مشاركة صادقة للقدرات: يقرأ العميل الخدمات الطبية والمواعيد والمواقع والأسعار من مستنداتك المرفوعة ويشارك روابط مباشرة قابلة للنقر تؤدي إلى قائمة أسعار PDF، أو نموذج بيانات المريض، أو خريطة الموقع.
4. ربط التقويم: يشارك العميل رابط جدولة التقويم الخاص بك (Google Calendar أو Cal.com)، مما يتيح للمرضى حجز موعد خلال الأوقات المتاحة.
5. إشعارات الموظفين والتمرير للبشر: يصنف العميل تلقائيًا المرضى الراغبين في الحجز على أنهم عملاء HOT (ساخنون) ويقوم بإشعار موظفي عيادتك على الفور عبر Email أو WhatsApp أو Telegram.
6. تذكير بالمواعيد: يرسل Waslo تلقائيًا تذكيرًا ودودًا للمريض قبل 24 ساعة من موعده المحدد.

---

الخطوة 1 — ربط WhatsApp

أولاً، سنقوم بإنشاء القناة الأساسية التي سيتواصل من خلالها معظم مرضاك. يستخدم Waslo طريقة ربط سريعة عبر رمز QR تماثل طريقة عمل WhatsApp Web.

1. اذهب إلى حسابك في Waslo ثم إلى Dashboard → Integrations → WhatsApp.
2. انقر على Connect WhatsApp لعرض رمز QR.
3. افتح تطبيق WhatsApp على هاتفك، وانتقل إلى Settings → Linked Devices → Link a Device، ثم قم بمسح رمز QR المعروض على الشاشة.
4. انتظر بضع ثوانٍ حتى تتغير الحالة إلى Connected.

---

الخطوة 2 — إضافة قنوات أخرى (اختياري)

يمكنك توسيع نطاق وصول عيادتك للمرضى من خلال ربط قنوات المراسلة الشائعة الأخرى تحت صندوق وارد موحد.

1. انتقل إلى Dashboard → Integrations.
2. مرر لأسفل إلى Channels Marketplace واختر المنصات التي ترغب فيها (مثل Instagram DM أو Telegram أو Email).
3. اتبع مطالبات Meta OAuth البسيطة أو مطالبات رمز البوت لربط كل قناة.
4. ستوجه جميع الرسائل إلى نفس صندوق وارد Waslo الموحد وتتشارك نفس قاعدة المعرفة.

---

الخطوة 3 — بناء قاعدة المعرفة

يجيب عميل الذكاء الاصطناعي الخاص بك على أسئلة المرضى باستخدام المستندات المخصصة التي تقوم برفعها. نظرًا لأن قاعدة معرفة Waslo تعتمد على النصوص، فإن العميل لا يرسل صورًا أو ملفات PDF مباشرة داخل الدردشة. بدلاً من ذلك، يشارك روابط مباشرة عالية الجودة وقابلة للنقر تؤدي لقائمة الأسعار، أو نموذج البيانات، أو خريطة الموقع.

لإعداد قاعدة المعرفة لعيادتك:

1. قم بإنشاء مستند منظم (PDF أو TXT أو DOCX) يحتوي على تفاصيل عيادتك:
   • معلومات عامة: أوقات العمل، العنوان، إرشادات الوصول، جهات التأمين المقبولة.
   • الخدمات والعلاجات: تنظيف الأسنان، الاستشارات الطبية، العلاج الطبيعي، علاجات البشرة، وما إلى ذلك.
   • ملفات الأطباء التعريفية: أسماء الأطباء، تخصصاتهم، وتوفرهم العام.
   • الروابط: رابط مباشر إلى مجلد Google Drive أو موقع إلكتروني يحتوي على قائمة الأسعار الكاملة بصيغة PDF، أو نموذج بيانات المريض، أو موقع Google Maps.
2. انتقل إلى Dashboard → Knowledge Base.
3. قم بسحب وإسقاط مستندك في منطقة الرفع وانقر على Save.

---

الخطوة 4 — ضبط شخصية العميل

الآن، قم بتهيئة شخصية عميل الذكاء الاصطناعي وتوجيهاته ليعمل كموظف استقبال محترف بالعيادة.

حدود القدرة الطبية: تم تصميم عميل الذكاء الاصطناعي للتعامل مع المهام الإدارية مثل الإجابة على الأسئلة الشائعة وجدولة المواعيد. يجب ألا يقدم أبدًا تشخيصات طبية، أو تقييمًا للأعراض، أو يوصي بعلاجات. قم دائمًا بتوجيه المرضى إلى طاقم العيادة أو خدمات الطوارئ للحصول على المشورة الطبية.

1. انتقل إلى Dashboard → AI Agent → AI Personality.
2. اختر قالب Clinic / Medical.
3. قم بتخصيص System Prompt (التوجيه البرمجي) الخاص بك بتعليمات إدارية واضحة.

التوجيه البرمجي الموصى به (System Prompt):

You are Jordan, a professional AI Receptionist for HealthCare Medical Center. Your goal is to welcome patients, answer general inquiries using the Knowledge Base, and guide them to book an appointment.

Guidelines:
1. You answer administrative questions (services, hours, doctors, insurance, address) using the Knowledge Base.
2. Always share the exact clickable links from the Knowledge Base when patients ask for the price list, intake form, or location map.
3. You are NOT a doctor. You must never provide medical diagnoses, treatment advice, or symptom assessments. If a patient asks a medical question, politely explain that you are an administrative assistant and recommend scheduling a visit or consulting our medical team.
4. Keep replies friendly, professional, and under 3 sentences.

---

الخطوة 5 — ربط التقويم

قم بربط نظام الجدولة الخاص بك حتى يتمكن عميل الذكاء الاصطناعي من مشاركة رابط الحجز عندما يكون المريض مستعدًا لتحديد موعد.

1. انتقل إلى Dashboard → Integrations → Calendar.
2. قم بربط Google Calendar الخاص بك أو ضع رابط جدولة Cal.com أو Calendly.
3. في توجيهات عميل الذكاء الاصطناعي، اسمح للعميل بمشاركة رابط الجدولة هذا:
   • "When the patient expresses a desire to book an appointment or schedule a consultation, provide this scheduling link: https://cal.com/healthcare-clinic/booking"
4. سيقوم Waslo تلقائيًا بمراقبة حجوزاتك وإرسال تذكير ودود قبل 24 ساعة للمريض قبل موعد زيارته.

---

الخطوة 6 — تصنيف وتمرير المرضى

يفصل نظام التصنيف التلقائي في Waslo بين الأسئلة الإدارية العادية وبين المرضى المستعدين للحجز أو الذين لديهم استفسارات عاجلة، لتوجيههم مباشرة إلى موظفي الاستقبال.

1. انتقل إلى Dashboard → AI Agent → Classification.
2. اختر الإعداد المسبق لـ Booking Intent أو Support Priority، أو حدد قواعدك الخاصة:
   • HOT: المريض يريد حجز موعد على الفور، أو لديه سؤال حول حجز قائم، أو لديه استفسار إداري عاجل.
   • WARM: المريض يسأل أسئلة عامة حول الخدمات، الأطباء، أو الأسعار.
   • COLD: التحيات العادية أو الرسائل غير المرغوب فيها.

---

الخطوة 7 — إعداد تنبيهات الموظفين

تأكد من إشعار موظفي عيادتك في اللحظة التي يتم فيها تصنيف المريض على أنه HOT أو يطلب التحدث إلى شخص حقيقي.

1. انتقل إلى Dashboard → Settings → Notifications.
2. يدعم Waslo ثلاثة خيارات لتلقي التنبيهات: Email، و WhatsApp، و Telegram.
3. اختر التبويب المفضل لديك (Email أو WhatsApp أو Telegram) وقم بتهيئة تفاصيل المستلم.
4. احفظ التغييرات لتلقي تنبيهات فورية عندما يكون المريض مستعدًا للتمرير للبشر.

---

النتيجة — رحلة مريض سلسة وميسرة

بمجرد اكتمال الإعداد، تصبح تفاعلات المرضى مؤتمتة بالكامل وباحترافية عالية. وإليك معاينة لرحلة المريض:

المريض: مرحبًا، هل يتوفر لديكم أطباء قلب في العيادة؟

Jordan (عميل الذكاء الاصطناعي): مرحبًا بك. نعم، لدينا طبيبان مختصان في أمراض القلب: الدكتورة سارة جينكينز والدكتور ديفيد ميلر. تتوفر الدكتورة سارة يومي الاثنين والأربعاء، ويتوفر الدكتور ديفيد يومي الثلاثاء والخميس. هل ترغب في جدولة استشارة؟

المريض: نعم، لو سمحت. كم هي رسوم الاستشارة؟ وهل تقبلون تأمين Aetna؟

Jordan (عميل الذكاء الاصطناعي): رسوم استشارة طبيب القلب هي 150 دولارًا. نعم، نحن نقبل تأمين Aetna إلى جانب العديد من شركات التأمين الرئيسية الأخرى. يمكنك الاطلاع على قائمة الأسعار الكاملة وتفاصيل شركات التأمين المقبولة هنا: https://healthcare-clinic.com/pricing-pdf.

المريض: ممتاز، أود حجز موعد مع الدكتورة سارة ليوم الاثنين القادم.

Jordan (عميل الذكاء الاصطناعي): رائع جدًا. يمكنك اختيار الوقت المفضل لديك وحجز موعدك مع الدكتورة سارة مباشرة عبر رابط التقويم هذا: https://cal.com/healthcare-clinic/booking. بمجرد الحجز، سنرسل لك رسالة تأكيد.

ما يحدث خلف الكواليس:

1. إجابة إدارية: يتلقى المريض معلومات فورية ودقيقة عن أطباء العيادة والرسوم والتأمين.
2. مشاركة رابط قابل للنقر: يحصل المريض على رابط مباشر لمراجعة تفاصيل الأسعار.
3. توجيه للتقويم: يتم توجيه المريض لتحديد موعد عبر Cal.com.
4. تنبيه الطاقم: يصنف Waslo المريض على أنه HOT، ويوقف العميل المؤتمت مؤقتًا لهذه المحادثة، ويرسل إشعارًا فوريًا لموظفي الاستقبال عبر Email أو WhatsApp أو Telegram:
   • "تنبيه مريض ساخن (HOT): جين دو (+123456789) مستعدة للحجز. الطبيب: الدكتورة سارة، التخصص: أمراض القلب، التأمين: Aetna. تم مشاركة رابط التقويم."
5. تذكير قبل الزيارة: قبل 24 ساعة من الموعد، يرسل Waslo تلقائيًا رسالة نصية للمريض لتأكيد وقت وموقع الموعد.

---

قائمة مراجعة الإعداد

هل أنت مستعد للبدء؟ تأكد من إكمال جميع خطوات الإعداد التالية:

• الربط وقنوات التواصل: تطبيق WhatsApp نشط ويظهر باللون الأخضر بحالة Connected.
• قاعدة المعرفة: تم رفع المستندات التي تحتوي على أوقات العمل، الخدمات، الأطباء، التأمين، وروابط المستندات والمعارض المباشرة.
• توجيهات الذكاء الاصطناعي: تم ضبط قالب Clinic / Medical مع إبقاء التعليمات إدارية وتجنب تقديم أي نصائح أو تشخيصات طبية تمامًا.
• التقويم: تم ربط رابط الجدولة الخاص بك والتحقق من السماح للعميل بمشاركته.
• التصنيف: تم تفعيل الإعداد المسبق Booking Intent.
• الإشعارات والتنبيهات: تم تفعيل التنبيهات عبر Email أو WhatsApp أو Telegram للعملاء HOT تحت Dashboard → Settings → Notifications.